Trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, quản lý thay đổi- quản lý thay đổi được coi là một trong những hoạt động khẳng định vị thế của doanh nghiệp và tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, Quản lý Thay đổi – Quản lý thay đổi chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Vậy quản lý sự thay đổi là gì? Chúng ảnh hưởng như thế nào đến sự phát triển của doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi khám phá điều đó trong bài viết dưới đây.
Quản lý thay đổi là gì?
Quản lý thay đổi là một thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là quản lý thay đổi. Thuật ngữ này được chọn để chỉ tất cả các phương pháp chuẩn bị và hỗ trợ các cá nhân, nhóm và tổ chức đối mặt với sự thay đổi, bao gồm các phương pháp tái định vị hoặc xác định lại việc sử dụng tài nguyên, những thay đổi trong quy trình kinh doanh, phân bổ ngân sách hoặc những thay đổi khác dẫn đến một công ty hoặc cơ quan.
Quản lý thay đổi mang lại cho mọi doanh nghiệp cơ hội hiểu toàn bộ tổ chức và nơi cần thay đổi. Đặc biệt, thực hiện quản lý thay đổi sẽ liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ xã hội học đến khoa học hành vi, từ công nghệ thông tin đến các giải pháp kinh doanh vốn có. .
Nguyên nhân thúc đẩy sự phát triển của Change Management
Trong thế giới luôn thay đổi bất ngờ và khó lường ngày nay, các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều lý do để đầu tư vào chiến lược quản lý sự thay đổi (quản lý sự thay đổi) – cả ở cấp độ vi mô và vĩ mô. Đây là 3 lý do chính:
# 1 Thay đổi tổ chức lần lượt xảy ra
Mỗi chúng ta đều có thể dễ dàng rơi vào “bẫy” của việc suy nghĩ về sự thay đổi từ góc độ tổ chức. Ví dụ, trong một vụ sáp nhập hoặc mua lại, ban lãnh đạo thường tập trung vào các vấn đề như cấu trúc tài chính, tích hợp hệ thống dữ liệu hoặc vị trí văn phòng. Tuy nhiên, quản lý sự thay đổi luôn phải bắt đầu với từng cá nhân.
Rõ ràng là có một sự thật: “Các công ty không thay đổi, chỉ có con người mới thay đổi.” Chính sự chuyển mình của từng thành viên sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự chuyển mình của tổ chức. Những nỗ lực chuyển đổi trong một doanh nghiệp đều trở nên vô ích nếu mọi người không điều chỉnh công việc hàng ngày của họ.
#2. Giảm bớt tình trạng tốn kém chi phí
Bỏ qua yếu tố con người của quản lý thay đổi có thể dẫn đến một số hậu quả mất mát tài chính:
- Năng suất sẽ giảm hàng loạt.
- Các nhà quản lý ngần ngại dành thời gian hoặc nguồn lực để hỗ trợ sự thay đổi.
- Các bên liên quan chính sẽ không có mặt tại các cuộc họp quan trọng.
- Các nhà cung cấp và khách hàng nhận thấy rằng sự gián đoạn kinh doanh làm giảm vị thế của họ trên thị trường và do đó, danh tiếng.
- Tinh thần nhân viên sa sút, gây chia rẽ nội bộ.
- Tăng căng thẳng, nhầm lẫn và mệt mỏi.
- nhân viên tài năng nghỉ việc.
- Các dự án do doanh nghiệp phụ trách sẽ bị trễ hạn, vượt quá ngân sách hoặc thậm chí bị bỏ dở giữa chừng.
Mọi doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu hậu quả tài chính nghiêm trọng của việc mất mát được mô tả ở trên bằng cách thực hiện một cách tiếp cận chủ động, tập trung vào việc thay đổi con người.
#3. Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp
Theo nghiên cứu thực tế, quản lý sự thay đổi có tác động rất lớn đến quá trình quản lý sự thay đổi của mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của prosci (công ty quản lý thay đổi hàng đầu thế giới), 93% nhà lãnh đạo thực hiện tốt công tác quản lý thay đổi đạt hoặc vượt các mục tiêu đã đặt ra trước đó, trong khi chỉ có 15% nhà quản lý thay đổi kém có thể đạt được mục tiêu. Do đó, một chiến lược quản lý thay đổi tốt sẽ giúp các công ty tăng cơ hội thành công lên hệ số 6.
Đặc biệt trong môi trường kinh doanh đầy biến động ngày nay, quản lý thay đổi đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất — đặc biệt là khi:
- Áp dụng công nghệ mới
- Mua lại M&A.
- Những thay đổi trong lãnh đạo (con người, phong cách …)
- Những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp.
- Trong thời kỳ khủng hoảng.
Các mô hình Quản trị sự thay đổi (Change Management) hiệu quả
Sau đây là một số mô hình quản lý thay đổi hiệu quả hơn trong doanh nghiệp:
Quy trình quản lý thay đổi 8 bước của John kotter
Giáo sư John. Kotter là Giáo sư danh dự Konosuke Matsushita về Lãnh đạo tại Trường Kinh doanh Harvard. Anh ấy đã thiết kế riêng một quy trình gồm tám bước để dẫn đến sự thay đổi:
- thiết lập ý thức cấp bách cần thiết để thực hiện thay đổi: Bởi vì, theo Giáo sư Cotter, “nếu không có động lực, mọi người sẽ không ủng hộ quá trình chuyển đổi, và lực lượng nỗ lực sẽ không đạt được gì. “
- Xây dựng các liên minh mạnh mẽ: Bởi vì sự thống nhất trong tổ chức sẽ giúp đẩy nhanh quá trình thích ứng với sự thay đổi li>
- Phát triển tầm nhìn đúng đắn và Chiến lược: Điều này sẽ làm cho thay đổi cụ thể hơn và nhân viên sẽ hỗ trợ nó nhanh hơn, thúc đẩy thành công. Thành công trong chiến lược ban đầu.
- Truyền đạt tầm nhìn về sự thay đổi: sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về lợi ích của việc thực hiện thay đổi.
- Xóa bỏ trở ngại: Trước khi đồng bộ hóa sự thay đổi ở cấp độ tổ chức, cần phải làm việc thông qua đối thoại với tất cả nhân viên để loại bỏ những trở ngại hiện tại làm suy yếu tầm nhìn. Kết quả là, các nhà lãnh đạo sẽ biết ai đang chống lại sự thay đổi lan tỏa trong tổ chức. Đồng thời, các ý tưởng của nhân viên sẽ được đưa vào việc thực hiện thay đổi.
- Tạo ra những chiến thắng trong ngắn hạn: Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng hình dung những gì đang xảy ra. Khi đạt được các mục tiêu thay đổi nhỏ, nhân viên sẽ có động lực để tạo ra các mục tiêu thay đổi lớn hơn.
- Củng cố kết quả và tạo ra nhiều thay đổi hơn
- Tích hợp sự thay đổi vào văn hóa công ty
Change Management Foundation
Nền tảng của quản lý thay đổi có hình dạng giống như một kim tự tháp, với quản lý dự án, quản lý công nghệ và quản lý thay đổi con người chuyển từ cốt lõi sang định hướng lãnh đạo. Mô hình Quản lý Thay đổi bao gồm 4 bước:
- Xác định nhu cầu thay đổi
- Chuẩn bị và lập kế hoạch cho thay đổi
- Thực hiện thay đổi
- Bảo vệ thay đổi
Chu kỳ PDCA của Deming (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động)
Vòng lặp pdca (plan-do-check-action) được tạo bởi w. Edwards Deming. Là phương pháp quản lý cải tiến phương pháp kinh doanh nhằm kiểm soát và cải tiến liên tục quá trình và chất lượng sản phẩm. Nó bao gồm bốn giai đoạn:
- Lập kế hoạch – phát triển các mục tiêu và quy trình
- thực hiện – thực hiện các kế hoạch, thực hiện các quy trình, tạo sản phẩm hoặc thay đổi các doanh nghiệp đã phát hành trước đó
- Hành động – Xuất bản các tiêu chuẩn mới, cải thiện các sản phẩm không phù hợp
Trên đây là một số mô hình quản lý sự thay đổi thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Quy trình quản lý thay đổi kinh doanh hiệu quả
Để triển khai quản lý thay đổi nhanh chóng, hiệu quả và mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn, trước tiên doanh nghiệp của bạn cần triển khai phương pháp chia sẻ weone ngay hôm nay.
# 1 Giao tiếp Hiệu quả
Thông tin đầy đủ mà mỗi doanh nghiệp thu thập được thông qua liên lạc trong quá trình thay đổi sẽ giúp họ nắm bắt và truyền đạt những thay đổi trong tương lai tới nhân viên nhanh hơn và hiệu quả hơn. Để tiếp nhận một cách thuận tiện một lượng lớn thông tin với độ tin cậy cao, điều doanh nghiệp nên làm là tìm nhiều kênh liên lạc. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý truyền đạt hiệu quả hướng đi và lợi ích của quá trình thay đổi tới nhân viên.
#2 Thiết lập mục tiêu cụ thể
Để quản lý thay đổi trong doanh nghiệp có hiệu quả ở mức cao nhất, trước tiên mỗi doanh nghiệp phải bắt đầu quá trình thay đổi bằng cách đặt ra các mục tiêu. Mục tiêu cụ thể làm cho nó rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên, các mục tiêu đặt ra cần liên quan mật thiết đến môi trường thực tế của doanh nghiệp. Đồng thời, chúng phải liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra ngay từ đầu.
Quy trình giao tiếp nội bộ cần phải luôn trôi chảy để nhân viên đặt ra mục tiêu rõ ràng và đi đúng hướng mà không mâu thuẫn với nhu cầu của nhân viên.
#3 Lên kế hoạch thật chi tiết
Quy trình quản lý thay đổi suôn sẻ sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn. Một chương trình quản lý sự thay đổi trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đồng thời duy trì tầm nhìn cũng như hoạt động kinh doanh hàng ngày khi có nhiều nguồn lực chất lượng để xây dựng và phát triển các kế hoạch, thời gian và chiến lược kinh doanh hiệu quả. Một kế hoạch chi tiết sẽ mở ra cánh cửa thành công của doanh nghiệp.
#4 Phát triển đội ngũ nhân viên
Vấn đề con người luôn phải được đặt lên hàng đầu trong hầu hết mọi sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, khi quản lý sự thay đổi – change management, mấu chốt mà doanh nghiệp cần thực hiện là phát triển nhân viên thông qua quá trình thay đổi thông qua các phương pháp đào tạo phù hợp. Hay có thể hiểu là quá trình chuyển đổi công việc, bởi nhân viên chính là nhân tố tác động mạnh mẽ và trực tiếp đến sự nghiệp kinh doanh của bạn.
Tuy nhiên, các nhà quản lý phải có năng lực và duy trì quyền hạn của mình để có thể thực hiện các thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Về lâu dài, quản lý sự thay đổi sẽ tạo ra một môi trường làm việc năng động cho nhân viên và khuyến khích họ cam kết cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Để đạt được các mục tiêu thay đổi cao nhất, các công ty cần đặt mỗi nhân viên vào từng vai trò thích hợp dựa trên thâm niên, kỹ năng và khả năng của họ.
#5 Tiến hành đánh giá và phân tích
Nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình thay đổi mà nhà quản lý còn cần kiểm tra, đánh giá quá trình thay đổi của mỗi người. Đồng thời, lãnh đạo cũng cần đánh giá rõ mức độ thay đổi thực tế trong công việc của từng người, từ đó đưa ra những chỉ đạo cụ thể nhất.
Nhờ vậy, mỗi nhân viên đều có thể thực thi được các công việc theo đúng yêu cầu đã đề ra, hoàn thành được đủ KPI. Bên cạnh thực tế trên, đội ngũ nhân viên cũng cần được đầu tư và tạo điều kiện để điều chỉnh mục tiêu và cải thiện môi trường làm việc để nâng cao hiệu suất.
Qua những thông tin hữu ích mà weone chia sẻ, chúng tôi hy vọng sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về định nghĩa, vai trò và cách tiếp cận của quản lý thay đổi – quản lý sự thay đ i hiệu quả trong việc phát triển doanh nghiệp. Mong rằng mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng và thực hiện những thay đổi hợp lý nhất, thực hiện chiến lược quản lý thay đổi và đạt được những mục tiêu lớn hơn trong tương lai.