Khi nhắc đến nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ đến những công việc như một đống hồ sơ và máy in, hay những công việc “nhẹ nhàng” như kế toán, văn thư,… nhưng thực ra đó là công việc của họ. Nhân viên văn phòng không như chúng ta nghĩ. Vậy văn phòng là gì? Công việc của một nhân viên văn phòng bao gồm những gì? Hãy cùng maison office tìm hiểu vấn đề này nhé.
Văn phòng là gì?
Office có nhiều định nghĩa. Văn phòng có thể là nơi làm việc của một cá nhân (lãnh đạo, trưởng nhóm, “quan trọng”) hoặc trụ sở của một công ty, xí nghiệp. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi tổ chức các sự kiện hay các cuộc họp, đàm phán. Một văn phòng thường gắn liền với công việc tiếp nhận, lưu giữ và lưu trữ thông tin.
Theo định nghĩa của văn phòng wikipedia như sau:
Văn phòng hoặc văn phòng là một thuật ngữ chung để chỉ một căn phòng hoặc khu vực làm việc khác mà mọi người làm việc hoặc một tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho một cá nhân thuê. , tổ chức và triển khai các hoạt động văn phòng (liên quan đến tài liệu, sổ sách, máy tính …),
Văn phòng cũng có thể đại diện cho một vị trí hoặc bộ phận trong tổ chức có nhiệm vụ cụ thể liên quan đến các công việc chung, các hoạt động nội bộ, đối ngoại, hành chính công. Văn phòng của tổ chức (văn phòng cấp phòng hoặc văn phòng đặt trong cơ quan, tổ chức, công ty, thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng …).
Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi làm việc của một doanh nghiệp, tổ chức hoặc một nhóm người.
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, từ “office” có thể chỉ các hoạt động liên quan đến kinh doanh, và có rất nhiều từ liên quan như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (quầy văn phòng phẩm).
Về mặt luật pháp, văn phòng có thể là tên giao dịch của tổ chức có tư cách pháp nhân, chẳng hạn như công ty luật, văn phòng công chứng hoặc nó có thể là một phần của công ty hoặc doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân. Chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Điều tương tự. Cao ốc văn phòng là công trình có chức năng là nơi làm việc chứ không phải để ở như các loại hình chung cư, căn hộ khác.
Loại văn phòng
Căn cứ vào chức năng, văn phòng có thể được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Để tiện theo dõi, chúng tôi chia văn phòng thành 2 loại. Văn phòng thực hành và phòng thu.
1. Văn phòng chức năng
Theo quan niệm, văn phòng là tổ chức làm việc chung và hỗ trợ trực tiếp cho việc lãnh đạo, quản lý của cơ quan, đơn vị thì cơ quan, đơn vị có thẩm quyền chung nên thành lập văn phòng (như văn phòng quốc hội, văn phòng chính phủ, đảng ủy. văn phòng, văn phòng bất động sản, v.v.) p>
Điểm chung của họ thường là đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo cấp có thẩm quyền thực hiện và giải quyết các công việc khác nhau từ vi mô đến vĩ mô.
2. Văn phòng làm việc
Văn phòng có thể được đặt trong một tòa nhà chuyên nghiệp hoặc chỉ 1 phòng trong một căn hộ được thiết kế cho công việc. Nếu bạn làm việc trong một tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, những tòa nhà này cũng có thể nằm trong các loại văn phòng sau:
3. Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là văn phòng nơi doanh nghiệp được đăng ký chỉ sử dụng địa chỉ của nó. Một văn phòng ảo có thể nhận các gói hàng, tài liệu; đôi khi tiếp đón khách, tổ chức các sự kiện, cuộc họp hoặc hỗ trợ khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn nên tiết kiệm được chi phí. Văn phòng ảo là một lựa chọn cho các doanh nghiệp nhỏ lẻ.
& gt; Tham khảo Văn phòng ảo Hà Nội, Văn phòng ảo tại tp.hcm
4. Văn phòng truyền thống
là một loại văn phòng thông thường. Văn phòng truyền thống ổn định và lâu bền. Với loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể trang trí, sinh hoạt và phát triển theo ý muốn.
Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư và yên tĩnh cho nhân viên. Tuy nhiên, sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, điện nước, phí bảo trì …
Xem ngay 25 Tiêu chí Đánh giá Giá thuê Văn phòng để tìm hiểu thêm về cách đánh giá không gian văn phòng. Danh sách các tòa nhà văn phòng cho thuê tại tp.hcm
5. Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chung là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này giải quyết được bài toán chi phí của doanh nghiệp, nhưng vẫn mang lại sự tin tưởng của khách hàng và đối tác.
& gt; Tham khảo: Co-working in Ho Chi Minh City, Co-working in Hanoi
Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” cho công ty. Nhân viên văn phòng là một phần không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp.
Vậy nhân viên văn phòng làm gì? Nhân viên văn phòng thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: tiếp tân, sắp xếp công việc, lên lịch họp, trang bị phương tiện cho công ty khi cần thiết.
Ngoài việc này, nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe của nhân viên và các nhu cầu khác của các bộ phận khác nhau trong công ty.
Danh sách công việc của nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là gì? Danh sách nhóm làm việc của nhân viên văn phòng bao gồm:
Lễ tân Văn phòng
- Nhận cuộc gọi từ khách hàng
- Thay mặt hội đồng quản trị tiếp đón khách
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các chức năng
- Hỗ trợ công ty cuộc họp
- Tổ chức hội thảo, hội nghị, khóa học của công ty (nếu có)
li>
Thủ tục giấy tờ
- Nhận công văn, gửi hồ sơ về công ty, phân loại và gửi các phòng ban chức năng.
- Xử lý các công văn, tài liệu, văn bản đi
- Tiếp nhận, lưu và lưu trữ các công văn, hợp đồng và các tài liệu liên quan trong hệ thống công ty.
- Chấm công nhân viên công ty (đi muộn, về sớm, nghỉ việc).
- Sắp xếp giờ làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, an sinh xã hội của nhân viên
- Sắp xếp việc in ấn, sao chụp nếu cần
- Theo dõi và quản lý thiết bị và tài sản của công ty, đồng thời đặt hàng khi cần thiết.
- Tìm nguồn cung ứng văn phòng phẩm và vật tư dựa trên nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý sách và văn phòng phẩm, báo, tạp chí khác theo nhu cầu của công ty
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến văn bản pháp lý
- Hỗ trợ quản lý dự án, dẫn dắt kế hoạch công việc
- Giới thiệu về hỗ trợ dự án của công ty
li>
>
Quản lý cơ sở hạ tầng và thiết bị
& gt; Các đại lý văn phòng phẩm hàng đầu tại Hà Nội; 10 máy in được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng
Hỗ trợ dự án
*** Trên đây là tổ công tác của lãnh đạo văn phòng và nhân viên hành chính. Trên thực tế, tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, cũng có rất nhiều vị trí và tên gọi cho nhân viên văn phòng: kế toán, thư ký, nó, lập trình viên, phát triển, kỹ thuật viên, kinh doanh, giám đốc hoặc quản lý …
Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin văn phòng để tìm việc làm văn phòng hoặc định hướng công việc. Chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm theo tiêu chí hoặc ngành cụ thể. chẳng hạn như kế toán, nhà thiết kế, lập trình viên, thư ký, v.v.
Cuộc sống ở văn phòng luôn có nhiều “biến động”, và khi đến văn phòng vào mỗi buổi sáng, bạn hãy chuẩn bị cho mình 10 điều mà “dân văn phòng” cần tránh
Văn phòng maison – tư vấn tìm mặt bằng văn phòng tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh