1. Tính năng
Tham mưu, giúp Giám đốc evnnldc quản lý, điều hành các công việc: Hành chính; Lưu trữ và Văn phòng điện tử; Thư ký Hội đồng quản trị; Truyền thông; Quan hệ Quốc tế; Thanh tra Pháp chế và Bảo vệ; An ninh, Quốc phòng và Chống khủng bố;
2. Nhiệm vụ
2.1. Công việc thư ký chung
A. Tổng hợp và lập chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, năm của lãnh đạo evnnldc và evnnldc;
b. Soạn thảo và xuất bản thông báo kết thúc cuộc họp do evnnldc chủ trì;
c. Sơ kết, tổng kết việc thực hiện nhiệm vụ và hoạt động chung của evnnldc. Giám sát tiến độ và chất lượng công việc mà lãnh đạo evnnldc giao cho các phòng ban, đơn vị;
d. Làm công việc thư ký chung và trợ lý cho lãnh đạo evnnldc, bao gồm: thiết lập, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo evnnldc. Tham mưu, hỗ trợ giám đốc chỉ đạo, quản lý, kiểm đếm hoạt động sản xuất kinh doanh của evnnldc.
2.2. Công việc hành chính
A. Thực hiện công việc bên ngoài với tư cách là liên lạc viên tiếp đón các vị khách (cả cá nhân và tổ chức) làm việc với evnnldc.
b.Thực hiện các nhiệm vụ của lễ tân. Tổ chức và phục vụ hội nghị, hội thảo evnnldc;
c. Đã mua vé máy bay và phối hợp đưa đón đoàn evnnldc;
d. Quản lý, giám sát việc sử dụng, cung cấp văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của evnnldc;
e. Ký các văn bản liên quan đến giấy đi đường, giấy giới thiệu, thông báo kết luận cuộc họp, giấy mời, lệnh lái xe,… theo lệnh của giám đốc evnnldc. .và các tài liệu khác liên quan đến chức năng và trách nhiệm của văn phòng.
2.3. Văn phòng điện tử
A. Xây dựng và hướng dẫn sử dụng, ứng dụng các phần mềm do Hệ thống văn phòng điện tử cung cấp;
b. Đôn đốc các phòng ban / đơn vị triển khai đầy đủ văn phòng điện tử;
c. Kiểm tra, đôn đốc các phòng ban / đơn vị thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Cổng thông tin điện tử;
d. Tổng hợp số liệu thống kê hàng tuần / hàng tháng / hàng năm và báo cáo về công việc văn phòng điện tử để báo cáo evn;
e. Thực hiện các công việc khác liên quan đến văn phòng điện tử dưới sự chỉ đạo của giám đốc evn và evnnldc.
2.4 . Quản lý văn phòng theo tiêu chuẩn thực hành tốt 5s – cải tiến
A. evnnldc 5s-kaizen tập trung vào việc xây dựng và thực hiện các tiêu chuẩn thực hành tốt về quản lý văn phòng;
b. Phối hợp với các bên liên quan để đánh giá việc thực hiện, duy trì và áp dụng thực hành tốt 5s – kaizen trong evnnldc;
c. Đầu mối kiểm tra việc thực hiện các kiểm soát theo quy định và tiêu chuẩn của Thực hành tốt 5s – các phòng ban, đơn vị để cải tiến evnnldc.
2.5. Thủ tục giấy tờ, nộp hồ sơ
A. Quản lý và sử dụng con dấu evnnldc theo yêu cầu;
b. Văn bản đến: Phối hợp xử lý các văn bản, tài liệu, thông báo … gửi đến văn phòng;
c. Văn bản đi: Các văn bản, công văn, quyết định (do bộ phận soạn thảo) được rà soát, đánh số, đóng dấu và ban hành theo quy định của Việt Nam, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục hành chính;
d. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của evn về thể thức, công nghệ gửi tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan;
e. Quản lý và lưu trữ các tệp, tài liệu, lịch trình đến và đi từ evnnldc; quản lý thư viện;
f. Hướng dẫn lập hồ sơ công tác thanh tra, thu thập, phân loại, chỉnh lý tài liệu theo quy định. Sắp xếp, bảo mật và sử dụng các kho lưu trữ và tài liệu;
g. Sử dụng chương trình văn phòng điện tử để điều phối và xử lý các tài liệu chính thức và làm việc trong evnnldc.
2.6. Công việc hành chính
A. Quản lý và phát triển cơ sở hạ tầng, thiết bị văn phòng và xe cộ, phòng truyền thống, hệ thống thông tin liên lạc của evnnldc;
b. Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa, trang bị mới (trừ công cụ lao động do phòng kế hoạch mua), công cụ, dụng cụ, nhà xưởng;
c. Quản lý, giám sát trật tự, an toàn, an ninh, bảo vệ tài sản, môi trường làm việc, vệ sinh của trụ sở evnnldc; chấp hành các quy định của chính quyền địa phương nơi evnnldc đặt trụ sở; thay mặt lãnh đạo evnnldc làm việc với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề có liên quan;
2.7. Công việc y tế
Cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế cho nhân viên của cơ sở evnnldc, tổ chức kiểm tra sức khỏe định kỳ và cấp phát thuốc cho các bệnh thông thường.
2.8. Công tác Quan hệ Quốc tế
A. Chịu trách nhiệm chính và phối hợp với các bộ phận chuyên môn thu thập thông tin chuyên ngành về hoạt động của các tổ chức kinh tế nước ngoài, kiểm tra năng lực và kinh nghiệm của các đối tác, giúp lãnh đạo Trung tâm Phát triển Đông Phi phân tích, lựa chọn đối tác, giải quyết các công việc liên quan với đối tác khi ký kết các biên bản ghi nhớ với các đối tác nước ngoài hoặc thỏa thuận hợp tác;
b. Thiết lập và phát triển các mối quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài theo chiến lược hợp tác quốc tế của evn;
c. Tổ chức các hội nghị, hội thảo trong nước của evnnldc với các tổ chức nước ngoài; làm đầu tàu, thuyết trình và tham gia các hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước;
d. Giải quyết các thủ tục về hộ chiếu, visa cho các đoàn công tác nước ngoài của evnnldc; tổ chức các thủ tục, chương trình cho lãnh đạo evnnldc đi công tác nước ngoài; hỗ trợ thủ tục visa cho các đoàn nước ngoài hợp tác với evnnldc trong các đề án, dự án đã thỏa thuận;
e. Xây dựng lịch làm việc, phối hợp với các bộ phận chức năng liên quan, chuẩn bị nội dung làm việc với các đoàn nước ngoài, đón tiếp và tham gia làm việc;
f. Chịu trách nhiệm chính và phối hợp với các phòng nghiệp vụ tổ chức biên soạn các ấn phẩm tiếng nước ngoài: báo cáo thường niên, giới thiệu evnnldc.
2.9. Công việc giao tiếp
A. Đầu mối tiếp nhận, xử lý và trao đổi thông tin với các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài, truyền hình, internet …); tham mưu cho lãnh đạo Sở về việc tổ chức họp báo, nội dung phỏng vấn, phát biểu trước công chúng. Đầu mối tổng hợp, soạn thảo và phân phối các thông cáo báo chí của evnnldc;
b. Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cơ quan quản lý tin tức và các tổ chức truyền thông;
c. Làm mới, bảo tồn và phát huy các giá trị truyền thống của evnnldc, ghi chép và tạo kỷ yếu;
d. Chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập các chương trình quảng bá, quảng bá và phát triển thương hiệu evnnldc và văn hóa doanh nghiệp;
e. Theo dõi tin tức, báo đài, truyền hình liên quan đến evnnldc và báo cáo lãnh đạo evnnldc để xử lý;
f. Chủ trì và điều phối các bộ phận của evnnldc để cập nhật thông tin, biên soạn và cung cấp nội dung công khai của evnnldc;
g. Nghiên cứu và đưa ra kế hoạch triển khai nội dung công khai trong phong trào mô phỏng evnnldc.
2.10. Công việc pháp lý
A. Chịu trách nhiệm chính trong việc lấy ý kiến về các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật mà các cơ quan nhà nước lấy ý kiến thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao;
b) Kiến nghị với Giám đốc evnnldc và kiến nghị các văn bản quy phạm pháp luật mới, sửa đổi, bổ sung với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nói chung, đặc biệt là trong lĩnh vực hoạt động điện lực;
c. Quản lý đầu mối về quy chế quản lý nội bộ áp dụng cho evnnldc; định kỳ 6 tháng và hàng năm, báo cáo kết quả rà soát quy chế quản lý nội bộ của evnldc cho lãnh đạo evn theo các văn bản quy phạm pháp luật liên quan trong lĩnh vực sản phẩm và nội bộ evn quy chế quản lý. Đề xuất phương án xử lý các quy định quản lý nội bộ mâu thuẫn, chồng chéo, trái pháp luật hoặc không còn áp dụng và trình lãnh đạo evnnldc xem xét, quyết định; công bố danh sách các quy định quản lý nội bộ của evnnldc đã hết hiệu lực hoặc không còn áp dụng;
d. Cập nhật, rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành và các quy chế quản lý nội bộ của evnnldc. Chuẩn bị công khai, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, quy chế quản lý nội bộ cho nhân viên evnnldc, đặc biệt là các văn bản pháp luật mới ban hành có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của evnnldc;
e. Phối hợp với các phòng chức năng kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật và quy chế quản lý nội bộ của Công ty;
f. Thẩm định pháp lý theo quy chế quản lý nội bộ của evnnldc; theo quy định liên quan của evn, evnnldc và quy chế này, giám đốc evnnldc sẽ tiến hành thẩm định pháp lý hợp đồng trước khi ký kết;
g. Phối hợp các bộ phận liên quan đăng tải quy chế quản lý nội bộ và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của evnnldc trên trang tin nội bộ;
h. Xây dựng, phát triển và quản lý hệ thống nhãn hiệu và thương hiệu evnnldc;
Tôi. Chủ trì gửi đơn khiếu nại lên các cơ quan chức năng quốc gia và phối hợp với các cơ quan liên quan để xử lý các vi phạm bản quyền và sở hữu trí tuệ của evnnldc;
k. Chuẩn bị nội dung, cơ sở pháp lý và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đại diện evnnldc tham gia tranh tụng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của evnnldc;
m. Chủ trì, phối hợp các bộ phận chức năng giải quyết các tranh chấp phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
n. Xây dựng mẫu hợp đồng của evnnldc; xây dựng tủ sách pháp lý của evnnldc;
p. Phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan thực hiện công khai, giáo dục pháp luật thường xuyên; trong công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến pháp luật và quy chế quản lý nội bộ của các cơ quan, tổ chức được ứng dụng đầy đủ công nghệ thông tin, hình thức đa dạng.
2.11. Nỗ lực cải cách hành chính
A. Trọng tâm của việc xây dựng và thực hiện Kế hoạch cải cách hành chính evnnldc;
b. Đơn vị chủ trì tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính của các sở, đơn vị trên địa bàn tỉnh;
c. Phối hợp với các sở, ngành, đơn vị trong tỉnh tổng kết công tác cải cách hành chính, báo cáo thường xuyên về công tác cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.
2.12. Kiểm tra – Kiểm tra
A. Kiểm tra sự tuân thủ của các bộ phận liên quan đối với chính sách và pháp luật quốc gia, các quy định quản lý nội bộ và phát triển;
b. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch và phương án thanh tra tại evnnldc;
b.Tập trung tổ chức, phối hợp các bộ phận khác tổ chức thanh tra – kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc evnnldc;
c. Phối hợp với các sở, ngành, đơn vị trên địa bàn tỉnh tổng kết công tác thanh tra, báo cáo thường xuyên công tác thanh tra trên địa bàn tỉnh;
d. Thường là cán bộ trực tiếp của cơ quan evnnldc; theo quy định của pháp luật, quy chế quản lý nội bộ của evnldc, với tư cách là đầu mối tiếp nhận, xử lý và giải quyết khiếu nại, tố cáo, đề nghị giám đốc evnnldc xử lý chính thức;
d. Tổ chức và thực hiện công tác bảo mật theo đúng quy định của nhà nước, evnldc;
e. Đóng vai trò là người đứng đầu và với sự chấp thuận của giám đốc evnnldc, cung cấp các tài liệu liên quan cho các cơ quan quốc gia có thẩm quyền, các tổ chức và cá nhân có liên quan trong lĩnh vực này;
f. Kiến nghị với Ban Chỉ đạo phòng, chống tham nhũng và Giám đốc Sở: Thực hiện pháp luật về phòng, chống tham nhũng; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phòng, chống tham nhũng cho các thời kỳ và các lĩnh vực dễ xảy ra tham nhũng; kiểm tra, giám sát việc triển khai, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng báo cáo theo yêu cầu;
g Kiểm tra, đôn đốc, giám sát việc thực hiện thanh tra, kiểm tra, xem xét các kết luận, kiến nghị và quyết định xử lý của Giám đốc Sở và Giám đốc Sở.
h. Đầu mối tiếp nhận, xử lý và tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm giải quyết các khiếu nại, kiểm duyệt tại evnnldc. Theo yêu cầu của công ty, thường xuyên hoặc đột xuất tổng hợp báo cáo việc giải quyết các khiếu nại, khiển trách về Tập đoàn.
2.13. Công tác An ninh – Quốc phòng và Chống khủng bố
A. evnnldc là đầu mối xây dựng và thực hiện các kế hoạch phòng thủ an ninh và kế hoạch chống khủng bố;
b. Những điểm chính kiểm tra việc thực hiện công tác an ninh, quốc phòng và phòng, chống khủng bố ở các đơn vị trên địa bàn tỉnh;
c. Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kiến thức pháp luật về an ninh, quốc phòng, phòng, chống khủng bố và tổ chức, cử cán bộ tham gia huấn luyện kỹ năng an ninh, quốc phòng theo quy định của pháp luật;
d. Đầu mối theo dõi, tổng hợp, báo cáo các đơn vị trong độ tuổi sẵn sàng nhập ngũ;
e. Đầu mối phối hợp với cơ quan quân sự địa phương đăng ký dân quân tự vệ, khả năng sẵn sàng chiến đấu và các nhiệm vụ liên quan theo Luật An ninh, Quốc phòng, Luật Dân quân tự vệ. Đầu mối phối hợp với các đơn vị quản lý chuyên ngành chống khủng bố, tham mưu cho lãnh đạo trung tâm triển khai công tác bảo vệ, phòng chống khủng bố tại evnnldc;
f. Phối hợp với tất cả các đơn vị trên Biển Hoa Đông để tổng kết công tác an ninh, báo cáo thường xuyên về công tác an ninh Biển Hoa Đông.
2.14 Công việc của Bên
A. Quản lý con dấu;
b.Quản lý và điều phối việc nhập, xuất các văn bản của cấp ủy;
c. Hướng dẫn việc chuẩn bị báo cáo và các nội dung liên quan đến công tác Đảng của Văn phòng Đảng ủy;
d. Tiếp nhận, tổng hợp các văn bản của cấp uỷ cấp trên, tổng hợp nội dung sinh hoạt cấp uỷ, dự thảo báo cáo, điều hành của đảng uỷ cấp trên và cấp uỷ cấp trên theo trách nhiệm của mình;
e. Xây dựng kế hoạch, chương trình hành động của Thành ủy, báo cáo Tỉnh ủy phê duyệt và tổ chức thực hiện;
d. Quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ cấp ủy theo đúng quy chế công tác lưu trữ;
h. Ghi biên bản sinh hoạt chi bộ;
Tôi. Thực hiện theo quy định của Đảng, thực hiện toàn diện công tác đảng liên quan đến lĩnh vực phụ trách, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp ủy;
k. Thu đảng phí và báo cáo cấp ủy cấp trên.
2.1 5 . Công việc khác
A. Tham gia phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn của cơ quan evnnldc;
b) Giám sát và thực hiện công tác bảo đảm an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ. Xây dựng, phê duyệt và tổ chức thực hiện các kế hoạch chống khủng bố cho cơ quan evnnldc.
c. Theo trách nhiệm của phòng, nghiên cứu xây dựng các quy trình, quy phạm, quy chế;
d. Tham gia vào các nỗ lực tiết kiệm và chống lãng phí của evnnldc;
e. Tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất về lĩnh vực thẩm quyền;
f. Thực hiện các công việc khác do giám đốc evnnldc giao;