1. Lập kế hoạch là gì?
1.1. Định nghĩa
Công văn là một văn bản hành chính thường được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Các cơ quan nhà nước sử dụng công văn như một phương thức chính để giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và công dân. Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng các công văn trong sinh hoạt để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Vai trò chính của công văn là tiến hành các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi quyền hạn của các cơ quan, tổ chức.
1.2. Tính năng lập lịch
– Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên trình tự, thủ tục ban hành công văn để giải quyết công việc khẩn cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng.
– Có nhiều loại công văn, miễn là phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực.
– Cơ quan ban hành công văn không nhất thiết phải là một đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Các cá nhân cũng có thể ban hành các công văn nếu các văn bản pháp luật, các điều khoản của hiệp hội hoặc văn phòng công ty quy định rõ trách nhiệm của họ.
– Công văn chính thức có hiệu lực kể từ ngày ký và chấm dứt khi công việc thực tế hoàn thành và giải quyết xong.
– Việc giao hàng chỉ áp dụng cho các cá nhân, tổ chức, tổ chức và doanh nghiệp nhận được tài liệu chính thức.
1.3. Loại tài liệu
Hiện tại có 07 tài liệu chính thức đang được sử dụng phổ biến:
– Công văn hướng dẫn: là công văn có nội dung chỉ đạo thực hiện những điều đã được quy định nhưng chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn những điều chưa được quy định trong một văn bản quy phạm pháp luật. , văn bản bên trong.
– Công văn giải trình: Là công văn dùng để nêu rõ nội dung các văn bản khác mà cá nhân, tổ chức chưa biết về việc thực hiện công việc.
– Công văn, công văn: Là loại công văn do cấp trên ban hành để thông báo cho các cơ quan, bộ phận cấp dưới những công việc cần triển khai, thực hiện.
– Công văn Nhắc nhở Giám sát: Đây là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở và chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động và công việc mà trước đây bắt buộc phải thực hiện.
– Thư đề nghị hoặc yêu cầu chính thức: là thư chính thức của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi đến cơ quan, bộ phận cấp trên hoặc tương đương để yêu cầu hoặc cung cấp thông tin và giải quyết vấn đề. có liên quan.
-Công văn phản hồi: Là công văn trả lời những thắc mắc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
-Công văn xin ý kiến: Là công văn của cấp dưới gửi cấp trên đề nghị chỉ đạo hoặc bày tỏ ý kiến về việc thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ.
2. Cách soạn thảo một lá thư
2.1. Yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản chính thức
– Mỗi lịch biểu có một chủ đề rõ ràng.
– Câu ngắn gọn, súc tích, tập trung vào vấn đề chính.
– Tác phong nghiêm túc, lịch sự, có sức thuyết phục.
– Tuân thủ đúng biểu mẫu mà pháp luật yêu cầu.
2.2. Định dạng và bố cục của thư chính thức
Theo Nghị định số 30/2020 / nĐ-cp, thể thức của công văn phải có các thành phần chính sau:
– Tên quốc gia, phương châm;
– Tên của cơ quan hoặc tổ chức đã ban hành tài liệu;
-số, ký hiệu chữ cái;
– Địa điểm và thời gian của bức thư chính thức;
– Tên loại, tóm tắt nội dung tài liệu;
– Nội dung của lịch trình;
– Chức danh, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
– Con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
– nơi nhận.
Lưu ý:
– Ký hiệu ban hành bao gồm tên viết tắt của tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và tên viết tắt của đơn vị / lĩnh vực soạn thảo cần giải quyết.
– Đoạn trích nội dung của công văn bằng chữ thường, cỡ chữ 12-13, phông chữ đứng; số và ký hiệu lập lịch được căn giữa bên dưới, khoảng cách dòng của số và ký hiệu văn bản là 6pt.
– Địa điểm Giao hàng:
+ Ghi từ “kính thưa” sau đó là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Ở cột “nơi tiếp nhận” phía dưới có từ “giống như trên”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác có liên quan.
2.3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản chính thức phổ biến
Mô tả
– Mở đầu: Các quy định của Nhà nước, các văn bản, nội dung cần giải thích
– Nội dung:
+ Mô tả các nguyên tắc chính trong văn bản.
+ Giải thích các yêu cầu của tài liệu.
+ Mô tả các biện pháp thực hiện, cơ quan chính chịu trách nhiệm thực hiện và điều phối.
– Phần kết thúc: Phân tích các tác động và ý nghĩa kinh tế, chính trị, xã hội.
Lên lịch lời nhắc, lời nhắc
-Begins: Lặp lại tên của văn bản pháp lý hoặc chính sách và kế hoạch thực hiện.
– Nội dung:
+ Nêu tóm tắt việc thực hiện, những ưu điểm, khuyết điểm và những ưu điểm, khuyết điểm cần khắc phục.
+ Hướng dẫn và yêu cầu mới.
+ Đã áp dụng hành động mới.
– Kết thúc: Yêu cầu đơn vị thực hiện, cơ sở …
Yêu cầu lên lịch, yêu cầu
-Bắt đầu: Nêu mục đích của câu hỏi.
– Nội dung:
+ Mô tả nội dung của đề xuất.
+ Thời hạn đề xuất để phản hồi đối với cơ quan hoặc tổ chức nhận được tài liệu.
– Chốt lại: Mong Quý cơ quan …; hoặc Ông, Bà …. liên hệ lại với chúng tôi.
Lập lịch phản hồi
– Phát biểu mở đầu: Có ……………… Ngày …… / …… / …… Số …… Trả lời công văn
– Nội dung:
+ Mô tả nội dung phản hồi cho các câu hỏi như tin nhắn riêng tư, khiếu nại, yêu cầu và câu hỏi do cơ quan yêu cầu xử lý từ các cơ quan hoặc cá nhân khác.
+ Vui lòng đưa ra lý do hợp lý cho việc không trả lời hoặc không thể trả lời.
– end: Đã nhận được công văn này, nếu có gì chưa rõ mong các bạn góp ý. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
Đây là mô tả về một công văn là gì và cách soạn thảo nó . Mọi thắc mắc về hình thức này vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
& gt; & gt; 7 Mẫu thư đề xuất phổ biến nhất