Từ những năm 1970, nhiều tổ chức đã bắt đầu phát triển các hệ thống thực sự khác biệt với các hệ thống quản lý truyền thống. Chúng có thể tương tác và được thiết kế để hỗ trợ người dùng khai thác dữ liệu và các mô hình hỗ trợ việc ra quyết định không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc. Đến những năm 1980, các hệ thống này đã nhanh chóng phát triển và nổi lên để hỗ trợ việc ra quyết định của các cá nhân, nhóm và thậm chí toàn bộ tổ chức. Đây là các hệ thống hỗ trợ quyết định và hỗ trợ quyết định nhóm.
Các quyết định trong tổ chức
Trong một tổ chức, vai trò của các nhà quản lý được thể hiện trong các hoạt động mà họ thường thực hiện và thường được chia thành ba loại lớn: giữa các cá nhân, giao tiếp, giữa các cá nhân, tin tưởng và quyết định.
- Vai trò cá nhân phát sinh khi người quản lý đóng vai trò là đại diện của tổ chức ở môi trường bên ngoài, hoặc là người lãnh đạo để hướng dẫn, khuyến khích và hỗ trợ cấp dưới.
- Vai trò Thông tin: Khi người quản lý đóng vai trò trung tâm, vai trò là nhận những thông tin mới nhất và chính xác nhất và phân phối nó cho những nhân viên cần biết.
- Vai trò xác định: Khi nhà quản lý ra quyết định thì từ đó các đơn vị, cá nhân trong tổ chức phải thực hiện các quyết định đó. Quyết định đó.
Theo lý thuyết quản lý hiện đại, việc ra quyết định quản lý không nhất thiết phải là trung tâm của hoạt động quản lý, nhưng nó rất quan trọng và đặt ra thách thức lớn nhất đối với nhà quản lý.
Các quyết định quản lý có thể được chia thành 3 cấp độ: chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Trong mỗi cấp độ, các quyết định lại được chia thành có cấu trúc (có thể lập trình), không có cấu trúc (không thể lập trình) và bán cấu trúc.
- Một quyết định phi cấu trúc là một quyết định mà người ra quyết định phải tự đánh giá và hiểu rõ vấn đề. Những quyết định này thường quan trọng, mới lạ, không có nguyên tắc và không có quy trình đơn lẻ nào có thể tạo ra chúng. Ví dụ, quyết định bổ nhiệm nhân viên, mở ngành đào tạo mới, xây dựng dây chuyền sản xuất mới …
- Ban hành các quyết định có cấu trúc theo một quy trình bao gồm một chuỗi các thủ tục được thiết lập, lặp đi lặp lại và thường xuyên. Ví dụ: quyết định số tiền thưởng dựa trên doanh số cho nhân viên bán hàng, quyết định trao thưởng cho học sinh xuất sắc và đạt thành tích cao mỗi năm …
- Quyết định bán cấu trúc là sự áp dụng của cả hai hình thức phân phối. Các quyết định của nhà quản lý một phần dựa trên kinh nghiệm và một phần dựa trên các thủ tục đã được thiết lập; các quyết định ít lặp lại hơn. Ví dụ như khen thưởng và quyết định khen thưởng cho những nhân viên có thành tích cao, những học sinh đạt thành tích cao …
Nói chung, quá trình ra quyết định tiến hành qua 4 bước:
- Thu thập thông tin: Tìm kiếm cơ sở dữ liệu bên ngoài và bên trong để biết thông tin liên quan đến các vấn đề mà nhà quản lý cần đưa ra quyết định. httt sẽ xem xét tất cả dữ liệu trong quá khứ của tổ chức cũng như dữ liệu từ môi trường bên ngoài liên quan đến chính sách, luật pháp của chính phủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp … Thông tin thu được từ hệ thống thông tin sẽ giúp nhà quản lý hiểu được những thách thức hoặc cơ hội đang nổi lên
- Thực hiện các hoạt động thiết kế: Tùy thuộc vào bản chất của vấn đề cần giải quyết, các nhà quản lý sẽ xác định xem các quyết định được đưa ra là có cấu trúc hay không có cấu trúc. Đối với các loại quyết định có cấu trúc, cần chỉ rõ các bước cần thực hiện với một phương án thay thế cụ thể. Sau đó, các kỹ sư viết phần mềm có thể lập trình dễ dàng để giúp đưa ra các quyết định có cấu trúc. So với việc ra quyết định không có cấu trúc, phần mềm do các kỹ sư viết ra rất khó lập trình vì hầu hết các bước tiếp theo sau một hành động đã chọn rất khó xác định trước và chỉ có thể xây dựng một số kịch bản. Biểu mẫu “nếu-thì” …
- chọn một tập hợp các quyết định cụ thể. Để có thể giúp các nhà quản lý lựa chọn một quyết định, các hệ thống thông tin thường phải thu thập đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết, đồng thời có sẵn một tập hợp các quyết định và cân nhắc để lựa chọn. Các nhà quản lý đưa ra các quyết định trong trạng thái “tính hợp lý có giới hạn”. Nói chung, httt thường giúp các nhà quản lý bằng cách cung cấp các nhận xét nhấn mạnh các điểm cần xem xét cho mỗi lựa chọn.
- Thực hiện các quyết định đã được đưa ra. chọn. Trong bước này, httt cung cấp cho các giám đốc điều hành một báo cáo điều hành về các hoạt động mà quyết định đã chọn đang thực hiện, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.
httt Quyết định hỗ trợ
1. Khái niệm
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định httt (hệ thống hỗ trợ quyết định dss) là một hệ thống cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu thông qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ việc ra quyết định phi cấu trúc hoặc bán cấu trúc. cây tre.
Hệ thống có chức năng cung cấp thông tin và trợ giúp cho các nhà quản lý trong quá trình đưa ra và thông qua các quyết định quản lý. Người quản lý có thể tìm dữ liệu phù hợp, lựa chọn và sử dụng các mô hình phù hợp, đồng thời kiểm soát quá trình thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Hệ thống hỗ trợ quyết định được sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Trước đây, các hệ thống hỗ trợ ra quyết định được nhắm mục tiêu vào các nhà quản lý cấp cao, nhưng ngày nay chúng đang hướng tới các nhà quản lý cấp trung. Một hệ thống hỗ trợ quyết định hiệu quả nếu nó có thể phục vụ các cấp quản lý khác nhau:
- Đối với các nhà quản lý cấp cao: dss hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược xác định các mục tiêu, nguồn lực và chính sách dài hạn của tổ chức. Vấn đề mấu chốt ở đây là dự đoán tương lai của tổ chức và môi trường hoạt động của tổ chức đó.
- Đối với quản lý cấp trung: dss hỗ trợ việc ra quyết định. Xác định các chiến lược giải quyết vấn đề, chẳng hạn như phân bổ hiệu quả các nguồn lực và xác định cách tổ chức có thể thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ. Thúc đẩy quá trình này đòi hỏi sự liên hệ chặt chẽ với những người thực hiện các nhiệm vụ tổ chức nhất định.
- Đối với cấp chuyên gia: dss giúp đánh giá kế hoạch sản phẩm, sản phẩm mới, dịch vụ, cách phổ biến kiến thức mới; cách phân phối thông tin hiệu quả trong tổ chức …
- Tại một cấp độ hoạt động: dss đưa ra quyết định về các hoạt động cụ thể, chẳng hạn như xác định bộ phận và cá nhân nào thực hiện nhiệm vụ, khi nào nhiệm vụ sẽ hoàn thành, tiêu chí sử dụng nguồn lực và đánh giá kết quả đạt được …
Một số ví dụ về hệ thống dss:
- Hệ thống xác định giá và tuyến đường của Hãng hàng không (American Airlines, Vietnam Airlines …)
- Hệ thống kiểm soát và định tuyến tàu hỏa đường sắt phía Nam
- Hệ thống phân tích hợp đồng Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ
- hệ thống định giá bán sản phẩm của kmart …
2. Các thành phần cơ bản của hệ thống
Mô hình chung của hệ thống hỗ trợ quyết định được thể hiện trong hình bên dưới. Hỗ trợ quyết định httt bao gồm 5 thành phần cơ bản:
– Hệ thống Phần cứng và Truyền thông : Hệ thống máy tính được nối mạng có thể trao đổi dữ liệu và mô hình phần mềm với các hệ thống hỗ trợ quyết định khác.
– Nhân sự : Bao gồm người quản lý sử dụng hệ thống, lập trình viên và kỹ thuật viên quản lý hệ thống.
– csdl : Bao gồm dữ liệu (hiện tại hoặc quá khứ) từ cơ sở dữ liệu tổ chức kinh tế, cơ sở dữ liệu bên ngoài và cơ sở dữ liệu nội bộ riêng biệt của nhà quản lý. Hệ thống dss đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, nó không tự tạo hoặc cập nhật dữ liệu mà chỉ tổ chức dữ liệu theo cách mà cá nhân hoặc nhóm cho là phù hợp để đưa ra quyết định dựa trên tình hình thực tế. Cơ sở dữ liệu của mô hình này thường được tổng hợp và lưu trữ riêng để sử dụng riêng cho các hệ thống dss vì hai lý do: tổ chức cần bảo vệ cơ sở dữ liệu của tổ chức khỏi những thay đổi đột ngột hoặc tham nhũng quá mức; việc xem xét thủ công các cơ sở dữ liệu lớn của tổ chức sẽ làm quá trình chậm và tốn kém.
– Mô hình: tổng thể các mô hình phân tích và toán học sử dụng trong quá trình ra quyết định như mô hình thống kê, mô hình dự báo, mô hình điều hành, mô hình lập kế hoạch.
Mỗi mô hình là một mô tả các yếu tố hoặc mối quan hệ của một hiện tượng, chẳng hạn như mô hình phân tích hồi quy, phân tích độ nhạy, phân tích tình huống, mô hình bài toán lập trình tuyến tính, hòa vốn … Mỗi hệ thống dss phục vụ một mục đích khác nhau khi được xây dựng, và sẽ tạo ra một tập hợp các mô hình phụ thuộc dựa trên mục đích của mục tiêu.
-Phần mềm : Bao gồm các mô-đun quản lý cơ sở dữ liệu, mô hình quyết định và mô hình hộp thoại hệ thống người dùng. Hệ thống phần mềm dss cho phép người dùng can thiệp dễ dàng vào cơ sở dữ liệu và thư viện mô hình của hệ thống. Hệ thống phần mềm dss cung cấp các sơ đồ dễ sử dụng và giao diện linh hoạt cho phép người quản lý không có kinh nghiệm sử dụng máy tính dễ dàng truy cập vào hệ thống.
3. Phương pháp xây dựng hệ thống
Vì hệ thống dss được tạo ra để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của các nhà quản lý và được sử dụng đặc biệt cho một loại hình ra quyết định nhất định, nên sự tham gia của người dùng là bắt buộc trong việc xây dựng hệ thống dss và nó được sử dụng ở cấp cao nhất. Hệ thống chỉ sử dụng dữ liệu liên quan hạn chế, không cần trao đổi dữ liệu trực tiếp và có xu hướng sử dụng các mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác.
Quá trình xây dựng một hệ thống dss thường có các bước sau:
- Phân tích: Xác định các vấn đề và năng lực mà người quản lý có thể thấy hữu ích trong việc hướng dẫn ra quyết định liên quan đến vấn đề đó. Các bước để thực hiện một phân tích rất thành công:
- Thiết kế: Không giống như các chu trình thiết kế web truyền thống, thiết kế hệ thống dss được thực hiện theo từng bước, lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng các mẫu thử nghiệm. Mọi người thiết kế hệ thống, thử nghiệm, phát hiện lỗi hoặc thiếu sót, điều chỉnh …; lặp đi lặp lại cho đến khi sản phẩm được coi là “phù hợp”.
- Triển khai: Không giống như các hệ thống quản lý khác, việc thiết kế trang web dss không bao gồm việc triển khai riêng biệt, nhưng việc phát triển hệ thống sẽ tiếp tục. Trong quá trình sử dụng hệ thống, nhà quản lý sẽ đánh giá hệ thống và liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với yêu cầu quản lý của tổ chức.
httt hỗ trợ ra quyết định nhóm
Do làm việc theo nhóm ngày càng phổ biến trong các tổ chức, vào cuối những năm 1980, các nhà phát triển hệ thống bắt đầu quan tâm đến việc phát triển các hệ thống có thể hỗ trợ việc ra quyết định theo nhóm. .
httt Hệ thống Hỗ trợ Quyết định Nhóm (gdss) được thiết kế để giải quyết các vấn đề phi cấu trúc nhằm cải thiện chất lượng và hiệu quả của các cuộc họp nhóm. Nhờ các hệ thống này, những người ra quyết định có nhiều cuộc họp hơn, các cuộc họp dài hơn và nhiều ý kiến hơn về các vấn đề của tổ chức.
Ra quyết định theo nhóm là duy nhất và khác biệt với ra quyết định cá nhân. Sự thành công của hệ thống hỗ trợ ra quyết định nhóm phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Đặc điểm của mỗi đội: số lượng thành viên trong nhóm, kinh nghiệm của từng cá nhân …
- Đặc điểm của tổ chức đội là: quy mô, lĩnh vực hoạt động …
- Nhiệm vụ triển khai nhóm Tính năng: chức năng hoạt động, nội dung nhiệm vụ, độ phức tạp, thời gian thực hiện …
- Sử dụng nó như một hệ thống gặp mặt điện tử, hội nghị truyền hình …
- Giao tiếp và Quá trình ra quyết định …
Hệ thống gdss có thể giúp giải quyết các vấn đề gặp phải bằng cách:
- Xây dựng kế hoạch định trước để giúp các cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn. Bảng câu hỏi tự động, một số phần mềm máy tính có khả năng tổ chức lại các kế hoạch để thực hiện các kế hoạch này.
- Tăng mức độ tương tác. Hệ thống cho phép mọi thành viên tham gia đầy đủ, ngay cả với số lượng thành viên lớn. Các thành viên có thể tham gia cùng lúc nhiều hơn, giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
- Tạo bầu không khí cởi mở và hợp tác trong các cuộc họp có sự tham gia của các cấp quản lý khác nhau. Các thành viên của cấp quản lý thấp hơn có thể tham gia mà không sợ bị quản lý cấp trên chỉ trích. Các thành viên quản lý cấp cao tham dự các cuộc họp mà không sợ rằng sự hiện diện của họ sẽ kiểm soát luồng ý kiến và do đó không đạt được kết quả mong muốn. Tất cả những người tham gia đều tin rằng với sự trợ giúp của hệ thống gdss, việc phát biểu ý kiến của họ trở nên tự do và cởi mở hơn, vì vậy họ có trách nhiệm hơn trong cuộc họp.
- Đối với Mục đích Đánh giá: Người tham dự sẽ tập trung vào việc đánh giá chính xác các câu hỏi được hỏi. Những người tham gia ý kiến có cơ hội tách mình ra khỏi quan điểm của họ để có cái nhìn khách quan hơn. Đánh giá ẩn danh này cải thiện độ chính xác của các câu trả lời.
- Tổ chức và đánh giá nhận xét: Các công cụ của hệ thống được cấu trúc. Và dựa trên một phương pháp cụ thể cho phép các cá nhân tự tổ chức và nộp kết quả theo nhóm mà không cần phải thừa nhận, sau đó mỗi nhóm sẽ tổng hợp và phát triển các ý tưởng đã được tổ chức cho đến khi tài liệu được hoàn thiện.
- Tạo tệp cuộc họp: Các thành viên có thể sử dụng dữ liệu cuộc họp để tranh luận sau cuộc họp hoặc cung cấp cho những người chưa kết thúc cuộc họp hoặc thậm chí tạo bản trình bày dựa trên dữ liệu đó. Một số công cụ của hệ thống gdss cho phép người dùng nghiên cứu từng vấn đề một cách chi tiết và toàn diện hơn; tạo cơ hội cho những người không tham dự cuộc họp tìm thấy thông tin cần thiết sau cuộc họp …
Hệ thống gdss có nhiều ưu điểm, nhưng phức tạp; hiệu quả của các công cụ được sử dụng phụ thuộc vào một mức độ nhất định vào thiết bị phần cứng, chất lượng của chương trình, sự hợp tác của các thành viên …; chi phí của các hệ thống này là khá đắt tiền nên ứng dụng thực tế của các hệ thống này còn nhiều hạn chế.