Đối với hầu hết mọi người, từ “kiểm tra” hoặc “kiểm soát” thường có hàm ý tiêu cực, tức là hạn chế, thúc đẩy, thiết lập ranh giới, giám sát hoặc thao túng. Nhiều nhân viên hoặc khách hàng thường không hài lòng với các hoạt động kiểm soát vì chúng ảnh hưởng đến giá trị của tự do và cá nhân. Vì lý do này, quyền kiểm soát thường là trung tâm của các cuộc tranh luận và đấu tranh chính sách trong các tổ chức. Tuy nhiên, các kiểm soát là cần thiết và hữu ích. Kiểm soát hiệu quả là một trong những bí quyết gia tăng lợi nhuận cho các công ty lớn. Vì vậy, kiểm soát là gì, khái niệm, mục đích và nguyên tắc của nó.
1. Kiểm soát là gì?
Kiểm soát là quá trình giám sát các hoạt động để đảm bảo chúng đang tiến hành theo kế hoạch và sửa chữa những sai lệch đáng kể.
Tất cả các nhà quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát xem phần của họ có được thực hiện và thực hiện theo kế hoạch hay không. Các nhà quản lý không thực sự biết liệu phần việc của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đánh giá các hoạt động đã được thực hiện và so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn đã được thiết lập.
Theo khoa học quản lý, một doanh nghiệp thường có hai cấp độ kiểm soát: quyền kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý của công ty và quyền kiểm soát của người quản lý của công ty đối với tất cả các hoạt động của công ty. Phạm vi tôi quản lý.
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo cách có thể đạt được như các mục tiêu của tổ chức đã xác định. Hệ thống kiểm soát hiệu quả là hệ thống mà mọi người phải làm việc chăm chỉ, không ai dám làm sai, đồng thời giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Tất cả các cơ chế và quy định do doanh nghiệp đề xuất và thiết lập đều hướng tới một hệ thống kiểm soát như vậy. Thiệt hại về tài sản chỉ là một phần nhỏ trong những trò lừa bịp như vậy. Đến lúc đó, thiệt hại có thể gấp hàng trăm, hàng nghìn lần tài sản bị mất do hành vi sai trái.
control trong tiếng Anh có nghĩa là: kiểm soát .
2. Khái niệm, Mục đích và Nguyên tắc Kiểm soát:
* Khái niệm
Kiểm soát là quá trình xác định các thành tựu thực tế và so sánh chúng với các tiêu chuẩn để phát hiện các sai lệch và nguyên nhân của các sai lệch, trên cơ sở đó đề xuất các hành động để sửa chữa các sai lệch. để đảm bảo rằng tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.
* Mục đích
– Mục tiêu rõ ràng và đạt được kết quả theo kế hoạch
– Đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng hiệu quả
– Xác định và dự đoán những biến động trong đầu vào và đầu ra
– Xác định chính xác và kịp thời các sai sót và trách nhiệm của mọi cá nhân và bộ phận trong tổ chức
-Thúc đẩy việc thực hiện các chức năng ủy quyền, chỉ huy, ủy quyền và trách nhiệm giải trình
– Hình thành hệ thống thống kê để báo cáo ở định dạng thích hợp
– Học hỏi, phổ biến kinh nghiệm, nâng cao năng lực quản trị
* Nguyên tắc kiểm soát
Để kiểm soát hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát sau:
– Các biện pháp kiểm soát phải dựa trên các mục tiêu và chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với hệ thống phân cấp đối tượng được kiểm soát.
Ví dụ: kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ khác với kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công việc của phó giám đốc và kiểm soát công việc của trưởng nhóm.
– Các điều khiển phải được thiết kế theo yêu cầu của quản trị viên.
Kiểm soát giúp người quản lý nhận thức được các vấn đề đang diễn ra mà họ quan tâm. Do đó, việc kiểm soát phải xuất phát từ nhu cầu riêng của mỗi nhà quản lý để có thể cung cấp cho họ những thông tin thích hợp.
– Các biện pháp kiểm soát phải được thực hiện tại các điểm quan trọng.
Các yếu tố quan trọng đối với hoạt động của tổ chức là những điểm phản ánh tốt nhất mục tiêu và trạng thái chưa đạt được; thước đo sai lệch tốt nhất, biết ai là người chịu trách nhiệm cho sự thất bại; tiêu chí kiểm tra rẻ nhất và hiệu quả nhất.
– Các biện pháp kiểm soát phải khách quan.
Độ chệch có thể cho kết quả không chính xác và gây hiểu lầm nếu được kiểm soát bằng cách sử dụng độ chệch.
– Các biện pháp kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, môi trường tổ chức.
Nếu không, nó sẽ tạo ra căng thẳng và xung đột không cần thiết.
– Kiểm soát phải tiết kiệm.
Các hoạt động kiểm soát luôn phải trả giá. Vì vậy cần phải tính toán sao cho các hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
– Kiểm soát phải dẫn đến hành động.
Kiểm soát chỉ có hiệu quả khi độ lệch được sửa chữa hoặc điều chỉnh; nếu không, kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
3. Vai trò kiểm soát:
Các biện pháp kiểm soát nhằm làm rõ kết quả thực hiện, theo đó quản trị viên ưu tiên ảnh hưởng của các điều chỉnh.
Dự đoán phương hướng kinh doanh chính của từng bộ phận hoặc toàn bộ hệ thống quản lý.
Tìm các bộ phận bị lỗi kịp thời, xác định trách nhiệm, quyền hạn và chức năng cho phù hợp và điều chỉnh chúng kịp thời.
Đáp ứng các yêu cầu về báo cáo dữ liệu đáng tin cậy và chính xác cho quản lý cấp cao để so sánh với các mục tiêu của chương trình.
Là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định cần thiết, kịp thời và chính xác nhằm giảm thiểu tổn thất và tối đa hóa hiệu quả.
4. Một số lưu ý đối với các hoạt động kiểm soát:
Kiểm soát thị trường: là một phương pháp kiểm soát sử dụng các cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh về giá, thị phần tương đối, v.v., để thiết lập các tiêu chí được sử dụng trong hệ thống kiểm soát. Cách tiếp cận này thường được sử dụng trong các tổ chức nơi sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty được xác định rõ ràng và thị trường cạnh tranh. Trong trường hợp này, các bộ phận của công ty thường được chuyển đổi thành các trung tâm lợi nhuận và được đo lường bằng tỷ lệ phần trăm tổng lợi nhuận gộp do mỗi bộ phận đóng góp.
Kiểm soát hành chính: Một cách tiếp cận tập trung vào thẩm quyền dựa trên các quy định, luật, thủ tục và chính sách hành chính. Việc kiểm soát này dựa trên việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động, mô tả chi tiết công việc và các cơ chế quản lý khác (chẳng hạn như ngân sách) để đảm bảo rằng nhân viên cư xử tốt và đáp ứng các tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn làm việc.
Kiểm soát đám đông: Điều chỉnh hành vi của nhân viên thông qua các giá trị, chuẩn mực, truyền thống, nghi lễ, niềm tin được chia sẻ và các khía cạnh khác của văn hóa tổ chức. Biểu mẫu này dành cho các tổ chức sử dụng các nhóm hoặc đội nhỏ và có công nghệ đang thay đổi nhanh chóng.
Hầu hết các tổ chức và công ty không chỉ dựa vào một trong các phương pháp kiểm soát ở trên khi thiết kế một hệ thống kiểm soát phù hợp. Thay vào đó, ngoài việc sử dụng kiểm soát thị trường, các tổ chức cũng chọn kiểm soát quản lý hoặc kiểm soát nhóm. Điều cốt yếu là thiết kế một hệ thống giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.
Kiểm soát là một hoạt động rất quan trọng. Các hoạt động có thể được hoàn thành, cơ cấu tổ chức có thể thúc đẩy hiệu quả việc đạt được các mục tiêu và nhân viên có thể được thúc đẩy bởi các nhà lãnh đạo giỏi, nhưng vẫn không có gì đảm bảo thành công. Các nhà quản lý có theo đuổi hay không. Vì vậy, hoạt động kiểm soát rất quan trọng vì nó là mắt xích cuối cùng trong chức năng quản lý. Đây là cách duy nhất để các nhà quản lý biết liệu các mục tiêu của tổ chức có đang đạt được hay không. Tuy nhiên, giá trị cơ bản nhất của chức năng kiểm soát phụ thuộc vào hoạt động lập kế hoạch và ủy quyền. Một nhà quản lý giỏi cần theo dõi để đảm bảo những gì người khác phải làm đang được thực hiện trên thực tế và các mục tiêu đang đạt được. Trên thực tế, hoạt động kiểm soát là một quá trình liên tục, và hoạt động kiểm soát hoạt động cung cấp một liên kết quan trọng đến kết quả hoạt động. Nếu các nhà quản lý không có quyền kiểm soát, họ không có cách nào biết được liệu các mục tiêu và kế hoạch mà họ đặt ra có đạt được như mong đợi hay không và những hành động nào cần thực hiện tiếp theo.
Một lý do khác khiến quyền kiểm soát là quan trọng là các nhà quản lý phân quyền và ủy thác quyền lực. Nhiều nhà quản lý ngại giao quyền cho nhân viên vì sợ nhân viên mắc sai lầm và phải chịu trách nhiệm. Vì vậy, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh sự ủy nhiệm hoặc ủy quyền. Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể được giảm bớt nếu các nhà quản lý phát triển các hệ thống kiểm soát hiệu quả. Hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hiệu suất của nhân viên. Do đó, một hệ thống kiểm soát hiệu quả rất quan trọng vì các nhà quản lý cần phải giao trách nhiệm và trao quyền cho nhân viên ra quyết định. Nhưng vì các nhà quản lý chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động, họ cũng cần các cơ chế phản hồi mà hệ thống kiểm soát có thể cung cấp cho họ.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi. Công tác kiểm soát hành chính về cơ bản là một hệ thống back-end để kiểm soát thông tin. Vòng lặp lại của kiểm soát quản trị cung cấp sự trình bày toàn diện và thực tế hơn về quy trình kiểm soát cơ bản. Để thực hiện các điều chỉnh cần thiết, họ phải xây dựng kế hoạch cho các hoạt động điều chỉnh và thực hiện kế hoạch để đạt được kết quả mong muốn.
Các quyết định của nhà quản lý trong quá trình kiểm soát: Các tiêu chí dựa trên các mục tiêu được thiết lập trong quá trình lập kế hoạch. Mục tiêu cung cấp cơ sở cho quá trình kiểm soát, là quá trình liên tục giữa việc đo lường, so sánh và thực hiện các hoạt động quản lý.
Dựa trên kết quả của việc so sánh, người quản lý có thể đưa ra quyết định về một quá trình hành động, liệu không nên làm gì, điều chỉnh tiêu chuẩn hay điều chỉnh hiệu suất.