Khi doanh nghiệp của bạn thực hiện một dự án mới, sự thành công hay thất bại của công việc phụ thuộc vào hiệu quả của các nỗ lực quản lý dự án của bạn – trong đó quan trọng nhất là kỹ năng
mạnh> quản lý chi phí dự án.
1. Các khái niệm bạn cần biết Trong quản lý chi phí dự án
Quản lý dự án là một quy trình liền mạch từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án theo một tiến trình xác định bằng cách đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể.
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để hoàn thành một giao dịch kinh doanh hoặc hạng mục công việc. Có hai loại chi phí của dự án: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí tự trả:
- Các cá nhân làm việc trong các dự án – tức là nhân viên công ty hoặc cơ quan, người làm nghề tự do.
- Thiết bị – công cụ và máy móc giúp nhân viên hoàn thành công việc của dự án
- Nhiệm vụ quản lý dự án – tất cả các nhiệm vụ được thiết kế để tạo điều kiện hoàn thành dự án vào một thời điểm cụ thể và với các yêu cầu cụ thể
- Trách nhiệm Kỹ thuật (nếu cần) – tức là tất cả các nghiên cứu, thiết kế và lắp đặt thiết bị được thực hiện để hoàn thành dự án
- Vận chuyển (nếu có) – tức là vận chuyển theo yêu cầu, giao thành phẩm cho các nhà bán lẻ, . …..
Chi phí gián tiếp bao gồm:
- Chi phí hoạt động chung, tức là tiền thuê văn phòng, tiện ích, bảo hiểm, thiết bị văn phòng, tài nguyên, v.v.
- Tăng lương cho nhân viên hàng năm, thưởng, nghỉ Tết Nguyên Đán …
- Các công cụ kỹ thuật hỗ trợ công việc hiệu quả
Mục đích của quản lý chi phí dự án là giải quyết các chi phí trực tiếp và gián tiếp để giữ chúng nằm trong ngân sách dự án.
Lợi ích của việc quản lý chi phí dự án phù hợp bắt nguồn từ các mục tiêu chính của quản lý chi phí, bao gồm:
- Phân phối dự án theo các tiêu chí giá trị được thiết lập khi bắt đầu dự án
- Theo dõi và ghi lại tất cả các giao dịch, thanh toán và thay đổi liên quan đến dự án
- Cố gắng giảm chi phí kinh doanh tổng thể
Để quản lý hiệu quả chi phí dự án, nhà quản lý cần có phương pháp quản lý và xây dựng kế hoạch quản lý chi phí.
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí? Vì vậy, một số cách hiệu quả để ước tính chi phí dự án là gì?
Tải xuống pdf Quản lý dự án: Tổng quan về quản lý dự án, Xác định và lựa chọn dự án, Quản lý tổng thể dự án, Cơ cấu tổ chức dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý tiến độ dự án, Quản lý chi phí dự án
7 Phần mềm quản lý dự án Quản lý chi phí dự án trực tuyến hiệu quả
2. Ước tính chi phí dự án và các loại ước tính chi phí trong quản lý dự án
Chi phí dự án là quá trình dự báo số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Vì ước tính được thực hiện trước khi dự án bắt đầu (có nghĩa là nó không thể tính đến chi phí do thay đổi kế hoạch, v.v.) ngân sách và chi phí quy trình.
Khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình, hãy đảm bảo ước tính:
- Chi phí chính xác: Đừng đánh giá quá cao, nhưng cũng đừng đánh giá thấp. Ước tính những nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành, những tài nguyên nào cần sử dụng và trong khung thời gian nào.
- Thời gian chính xác: Học hỏi Với kinh nghiệm từ các dự án trước, bạn sẽ biết thời gian chính xác cho từng loại dự án, giúp ước tính thời gian hoàn thành các dự án trong tương lai dễ dàng hơn .
- Hiểu chính xác các yêu cầu (và giới hạn) của dự án là gì: Sự hiểu lầm về dự án là lý do phổ biến nhất khiến dự án vượt quá ngân sách.
Có nhiều ước tính chi phí hiệu quả trong quản lý dự án, có thể được sử dụng theo những cách sau:
3. Cách tốt nhất để lập ngân sách cho các mục
Sau đây là một ví dụ về ước tính chi phí dự án có tính đến các chuyên gia làm việc trong dự án, tiền lương theo giờ của họ, vật liệu họ sử dụng và thời gian họ cần để hoàn thành dự án. Hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể:
Trước tiên, bạn liệt kê tất cả các chuyên gia mà bạn cần đưa vào dự án của mình, bao gồm:
- Mức giá theo giờ tương ứng của họ
- Các nguồn lực vật chất bạn sẽ cần, bao gồm tất cả các thiết bị và vật liệu
- Thời gian cần thiết để hoàn thành dự án
- Sau đó tính toán giá cuối cùng dựa trên những con số này
Phần mềm quản lý dự án cung cấp bức tranh tổng thể về toàn bộ nhiệm vụ của toàn bộ dự án, bao gồm những người chịu trách nhiệm cụ thể, thời hạn thực hiện và thông tin chi tiết về từng khoản thu nhập và chi tiêu. Giúp người lãnh đạo dự án nắm được việc lập kế hoạch và phân bổ điểm nghẽn, kiểm soát chi phí và đảm bảo rằng giới hạn không bị vượt quá
Sau khi ước tính chi phí, bạn tiếp tục và đưa ra ngân sách thích hợp. Dưới đây là một số mẹo quản lý chi phí ngân sách mà các CEO & amp; quản lý phải biết.
4. Ngân sách dự án và phương pháp quản lý chi phí ngân sách Dự án
Ngân sách dự án là tổng số tiền được lập kế hoạch và phân bổ để thực hiện dự án trong một khoảng thời gian (thời hạn) cụ thể. Ngân sách dự án dựa trên ước tính chi phí dự án ban đầu và thường phụ thuộc vào hiệu quả của việc kiểm soát chi phí dự án – kỹ thuật kiểm soát chi phí dự án đảm bảo bạn trang trải mọi chi phí. Chi phí dự án, bao gồm thiết bị, nhân công, vật liệu và chi phí trực tiếp, trong khi vẫn nằm trong ngân sách.
Có bốn cách tiếp cận chính để quản lý ngân sách dự án:
- Gia tăng – Bạn theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của dự án và xem bạn sẽ thực sự cần bao lâu để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói trong tương lai.
- Dựa trên hoạt động – Bạn tính toán thu nhập lý tưởng của mình, cân nhắc xem bạn cần thực hiện bao nhiêu dự án trong một năm và bạn cần làm bao nhiêu để đạt được thu nhập đó và xác định ngân sách cho mỗi dự án.
- Đề xuất giá trị – Bạn thêm các mục vào ngân sách của mình dựa trên giá trị. Giá trị mà họ mang lại cho dự án của bạn.
- Bắt đầu từ đầu – Kỹ thuật quản lý ngân sách này tương tự như đề xuất giá trị. Sự khác biệt là các danh mục phải hợp lý và được chứng minh là hữu ích cho từng giai đoạn kinh doanh mới, không chỉ cho các dự án.
Để giữ cho dự án của bạn tiếp tục chạy trong phạm vi ngân sách, bạn nên:
- Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên: phân công công việc một cách chính xác và đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc một cách tối ưu trong quỹ thời gian của họ.
- Sử dụng phần mềm kỹ thuật – Ngoài các công cụ quản lý dự án, bạn cũng nên sử dụng phần mềm kỹ thuật để giúp tự động hóa công việc một cách tiết kiệm chi phí.
- Công việc thuê ngoài – Thuê một chuyên gia có uy tín từ bên ngoài công ty để xử lý một số công việc của bạn (công việc liên quan đến kinh doanh hoặc các dự án cụ thể), điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí.
- Giảm chi phí tổng thể của bạn – Bảo hiểm là chi phí không thể thương lượng, nhưng có những chi phí bạn có thể sử dụng mà bạn thực sự không cần. Ví dụ, một văn phòng phong cách ở trung tâm thành phố, nhưng không có cơ sở vật chất thiết thực. Bạn nên tập trung vào việc cắt bỏ những thứ không cần thiết để tận dụng tối đa ngân sách của mình.
Chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án. Khi bạn muốn quản lý chi phí để duy trì trong phạm vi ngân sách dự án đã định, về cơ bản bạn đang để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu bạn không đặt mục tiêu cho việc quản lý chi phí dự án, chúng có thể vượt khỏi tầm tay và toàn bộ dự án của bạn có thể đổ vỡ do các vấn đề trong thực hành quản lý của bạn.
Xem thêm: Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” cho tất cả những rắc rối trong hoạt động và quản lý kinh doanh
5. Quản lý chi phí dự án bằng phần mềm — giảm chi phí bị mất
Mục đích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án là để giảm bớt gánh nặng bên cạnh việc nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo rằng các dự án luôn đúng tiến độ về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Bản ghi nhớ của người quản lý cung cấp bức tranh đầy đủ về tiền mặt vào và ra từ hoạt động kinh doanh trên nền tảng trực tuyến chung.
Phần mềm quản lý chi phí dự án quản lý, theo dõi và lưu trữ các khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, đồng thời cập nhật tức thì biến động dòng tiền và trạng thái vốn của từng dự án. Các dự án thời gian thực có thể điều chỉnh hợp lý kế hoạch chi tiêu và tối ưu hóa ngân sách. Phần mềm dự án fastwork cho phép người quản lý nhanh chóng tạo biên lai và thanh toán cho từng dự án . Ngoài ra, bạn có thể xuất danh sách thu nhập và chi phí để nhanh chóng theo dõi ngân sách, tổng thu nhập / chi phí cho mỗi dự án hoặc nhiều dự án.
Về cơ bản, sử dụng phần mềm công nghệ là một giải pháp tiết kiệm chi phí lâu dài cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
6. Làm thế nào để đảm bảo quản lý chi phí dự án thành công?
Ngân sách và quy mô dự án của bạn xác định chi phí của phần mềm quản lý dự án và quản lý dự án của bạn. Tất cả các quyết định liên quan đến dự án của bạn nên được điều chỉnh bởi ngân sách dự án ước tính của bạn.
Nếu tổng chi phí dự án của bạn nằm trong ngân sách, bạn có thể kết luận rằng việc quản lý chi phí dự án của bạn đã thành công.
7. 3 Mẹo để Giảm Chi phí Quản lý Dự án cho các SMB
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng giảm chi phí quản lý dự án bằng cách trích xuất giá trị từ các nguồn lực (tức là nhân viên), dẫn đến việc nhân viên làm việc quá sức có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp. Nhiều ảnh hưởng tiêu cực.
3 mẹo dành cho người quản lý để giảm chi phí quản lý dự án (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ)
- Quản lý dự án thuê ngoài
- Tối ưu hóa người quản lý bằng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án
- Chuyển sang chế độ linh hoạt
Đọc thêm về cách triển khai 3 mẹo này tại đây
8. Phần mềm fastwork project
giúp quản lý chi phí dự án dễ dàng và minh bạch hơn
Các tính năng cơ bản của dự án Fastwork :
- Lập kế hoạch dự án
- Cơ cấu phân chia công việc wbs ( Cơ cấu phân chia công việc)
- Phân công nhanh – Ứng viên phù hợp – Đúng giờ
- Quản lý tập trung các dự án trên một màn hình
- Quản lý tổng quan dự án bằng giao diện bảng điều khiển
- Theo dõi công việc của dự án trên một màn hình
- Theo dõi trực quan tiến độ của dự án, chú ý theo dõi tình trạng công việc mọi lúc, mọi nơi
- Kiểm soát tình trạng công việc của mọi người và bố trí đúng nguồn lực ngay từ đầu khi rủi ro xảy ra
- Hỗ trợ mức độ quan trọng của từng công việc
- Quản lý nguồn nhân lực-đơn vị cộng tác với các nguồn lực hiệu quả
- Nhiều mô hình báo cáo công việc dự án để hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả
- li>
li> li >
Tìm hiểu về khả năng quản lý chi phí dự án trong phần mềm dự án fastwork
Ngoài những tính năng trên, quản lý chi phí dự án, quản lý ngân sách, quản lý tổng thu, tổng chi trong dự án được coi là những tính năng nổi bật và hữu ích của fastwork project.
Với tính năng này, nhà quản lý có thể quản lý chi tiết từng phiếu chi, phiếu thu trong 1 dự án. Đã chi những gì, giá trị bao nhiêu, đã duyệt hay chưa, ai là duyệt,… Tương tự với đó là phiếu thu.
Như có thể thấy từ hình trên, thông tin quan trọng trong quản lý chi phí dự án được kiểm soát bởi phần mềm hữu ích:
- Quản lý chi phí dự án minh bạch và giảm thiểu rủi ro tài chính
- Quản lý chi tiết biến động dòng tiền của dự án, ngân sách còn lại bao nhiêu và có vượt quá hay không. Nó cũng là cơ sở để trưởng dự án tính toán chi phí rủi ro không mong muốn
fastwork.vn được hơn 3.500 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn là đối tác công nghệ hàng đầu cho chuyển đổi số.
Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến các giải pháp quản lý công việc, thu chi và kiểm soát tiến độ các dự án triển khai nhanh, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 sớm nhất có thể để được hỗ trợ hoặc điền vào form đăng ký bên dưới Bản demo miễn phí để trải nghiệm phần mềm!