Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác. Người quản lý phải có những vai trò, nhiệm vụ và kỹ năng gì để đạt được điều này? Hãy cùng tìm hiểu quản trị viên là ai và quản trị viên giỏi cần những gì với jobgo nhé!
1. Quản trị viên là ai?
Bạn nghĩ quản trị viên là ai?
Họ là những người kiểm soát công việc của người khác. Nhà quản trị là người tổ chức và thực hiện các hoạt động quản trị. Người quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và giám sát việc phân bổ nguồn nhân lực và tài chính. Từ đó, nhà quản lý giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Người quản lý là người đạt được mục tiêu thông qua những người khác.
Quản trị viên cần sử dụng ít tài nguyên nhất có thể để hoàn thành nhiệm vụ. Các nguồn lực dành cho nhà quản lý bao gồm: nhân sự, tài chính, thông tin, cơ sở vật chất.
Các vị trí của họ trong công ty rất đa dạng, tùy thuộc vào phạm vi và trách nhiệm của họ. Họ là trưởng phòng, trưởng bộ phận, trưởng phòng …
2. Trang chủ Quản trị viên có 3 cấp độ
Khi bạn tìm hiểu người quản lý là ai, bạn sẽ tìm hiểu về mô hình phân cấp của người quản lý:
Quản trị viên cấp cao
Đây là những nhà quản lý quyền lực nhất. Họ có cấp quản trị viên cao nhất. Quản lý cấp cao chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của tổ chức.
Quản trị viên cấp cao là người lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ thiết lập các mục tiêu, phương hướng và chiến lược cho tổ chức.
Các vị trí quản lý cấp cao bao gồm: chủ tịch, thành viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc …
Quản trị viên Trung cấp
Họ là những người nhận lệnh từ quản trị viên cấp cao và tiếp quản quản trị viên cấp dưới. Công việc của quản lý cấp trung là tiếp nhận các chiến lược và kế hoạch của quản lý cấp cao. Sau đó, chúng được triển khai đến các mục tiêu cụ thể để quản trị viên cơ sở thực hiện.
Các nhà quản lý cấp trung cần xác định rõ hàng hóa và dịch vụ sẽ được sản xuất và cách thức đưa chúng đến tay người tiêu dùng … Họ sẽ phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất và tổ chức để tiết kiệm nguồn lực và đạt được hiệu quả cao.
Các vị trí quản lý cấp trung: quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa …
Quản trị viên cơ bản
Đây là những quản trị viên kém quyền lực nhất. Người quản lý cấp dưới là người giao dịch trực tiếp với hàng hóa và dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ quản lý cấp trung. Họ cần trực tiếp hướng dẫn và thúc đẩy mọi người trong tổ chức đạt được mục tiêu chung.
Các vị trí phổ biến: trưởng nhóm, trưởng bộ phận, quản đốc …
3. Vai trò quản trị viên
Theo henry mentzberg, vai trò của các nhà quản lý được chia thành 3 nhóm.
- Nhóm vai trò giữa các cá nhân:
- Các nhà quản trị đại diện cho tổ chức. Họ là những người đối thoại, giao dịch với các tổ chức khác. Họ chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện các hoạt động.
- Người quản lý có vai trò lãnh đạo. Người quản lý cần thiết lập phương hướng và mục tiêu cho nhân viên của mình. Qua đó giám sát, đánh giá và kiểm tra cấp dưới của mình.
- Quản trị viên có vai trò liên lạc. Chúng là kết nối với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Ngoài ra, chúng còn là sợi dây gắn kết các cá nhân trong tổ chức.
- Thông tin nhóm:
- Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin về tổ chức. Nhà quản lý cần cập nhật thường xuyên các yếu tố liên quan đến tổ chức. Từ đó, họ xác định các rủi ro và mối đe dọa để giải quyết nhanh chóng.
- Vai trò của phổ biến thông tin. Người quản lý cần phổ biến những thông tin cần thiết về tổ chức cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ và xác định đúng đắn tổ chức.
- Một vai trò cung cấp thông tin cho thế giới bên ngoài. Người quản lý là người đại diện cho tổ chức nên họ có trách nhiệm cung cấp, giải thích và bảo vệ tổ chức khỏi các tổ chức khác.
- Xác định nhóm vai trò:
- Vai trò của doanh nhân. Người quản lý cần tìm cách cải tiến để giúp tổ chức tiến bộ và hoạt động hiệu quả.
- Vai trò giải quyết vấn đề. Rủi ro là không thể đoán trước. Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể đối mặt với các vấn đề và rủi ro. Người quản lý cần giải quyết các vấn đề một cách dứt khoát và phản hồi nhanh chóng. Từ đó, chúng giúp tổ chức ổn định và tiếp tục hoạt động.
- Vai trò của việc phân bổ nguồn lực. Người quản lý cần phân bổ các nguồn lực theo cách tốt nhất có thể. Đó là nguồn lực tài chính, phương tiện sản xuất, thông tin và thậm chí cả con người. Phân bổ hợp lý để các phòng ban hoạt động hiệu quả nhất.
- Vai trò đàm phán. Quản trị viên là người đàm phán và giao dịch trực tiếp với các cá nhân và tổ chức khác. Làm thế nào để tối đa hóa lợi nhuận của tổ chức là điều mà các nhà quản lý cần làm.
4. Một nhà quản lý giỏi cần gì?
4.1 Các kỹ năng cơ bản của một nhà quản lý giỏi
Để thực hiện tốt chức năng và vai trò của nhà quản trị, nhà quản trị cần sở hữu 3 kỹ năng cần thiết sau.
- Kỹ năng Nhân sự
Đây là khả năng của người quản lý để làm việc với mọi người trong tổ chức. Thông qua nhân viên, nhà quản lý có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các kỹ năng nhân sự được yêu cầu nhiều nhất cho các nhà quản lý cấp trung.
Kỹ năng này bao gồm:
- Khả năng tạo động lực và thúc đẩy nhân viên
- Khả năng tạo điều kiện thuận lợi và phương tiện tốt nhất cho nhân viên
- Khả năng điều phối, sắp xếp quản lý và lãnh đạo nhân viên
- Kỹ năng giải quyết xung đột và giao tiếp cho tổ chức
li>
Quản lý nguồn nhân lực không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Người quản lý là người biết dùng người đúng lúc, đúng chỗ. Một quy tắc mà mọi người quản lý phải tuân theo là: không gửi vịt đến trường của đại bàng. Xếp đúng người, đúng việc, cho các bạn nhỏ bay và các bạn vịt tự do bơi lội.
- Kỹ năng nhận thức
Đây là một khả năng mà quản trị viên cần phải hiểu. Họ cần hiểu tất cả các khía cạnh của tổ chức và các mối quan hệ và kết nối giữa các nhân viên và các bộ phận. Các kỹ năng nhận thức được yêu cầu nhất cho các nhà quản lý cấp cao.
Các kỹ năng nhận thức bao gồm:
- Khả năng suy nghĩ chiến lược và có cái nhìn dài hạn về tình hình tổng thể
- Xử lý thông tin rõ ràng
- Lập kế hoạch chi tiết
- Hiểu tình huống, giảm thiểu rủi ro
Kỹ năng nhận thức là khả năng dựa trên kiến thức để nhìn tổng thể một tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận của nó.
- Kỹ năng chuyên môn-Kỹ năng kỹ thuật
Đây là cấp độ chuyên nghiệp của người quản lý. Kỹ năng này có thể đạt được thông qua học tập và thực hành. Các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết cho các nhà quản lý cấp dưới.
Các kỹ năng kỹ thuật bao gồm:
- Làm chủ phương pháp, kỹ thuật và thiết bị
- hiểu biết chuyên môn
- khả năng phân tích để sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề
4.2 Các yếu tố để trở thành một nhà quản lý giỏi
Người quản lý hỏi: “Cần phải làm gì? Điều gì tốt cho tổ chức?”
Theo nhà quản lý nổi tiếng Peter Drucker, một nhà quản lý giỏi cần đặt câu hỏi cho chính mình.
Để đạt được mục tiêu, nhà quản trị cần liệt kê những công việc cần phải thực hiện. Từ đó, các nhà quản trị xác định phương hướng và các chính sách ưu tiên cho các nỗ lực của tổ chức.
Lợi nhuận, doanh thu hoặc thương hiệu là cực kỳ quan trọng đối với một tổ chức. Làm thế nào để tổ chức phát triển và thu được nhiều lợi nhuận nhất là điều mà các nhà quản lý cần làm. Đặt câu hỏi giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và tránh những sai lầm không đáng có.
Người quản lý cần tự tin
Khi bạn là quản trị viên, điều quan trọng là phải biết điều này. Hầu hết các nhà quản lý phải quyết đoán trong mọi việc họ làm. Sự tự tin giúp họ không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào và làm việc nhanh hơn.
Quản trị viên cần có kiến thức
Một lĩnh vực bạn không biết cách làm việc? Một nhà quản lý thành công có thể không cần chú trọng quá nhiều đến kiến thức kỹ thuật. Tuy nhiên, không thể bỏ qua nền tảng kiến thức cơ bản. Kiến thức giúp nhà quản trị không bị lạc lối trong công việc và quản lý tổ chức.
Quản trị viên chịu trách nhiệm về các quyết định của họ
Người quản lý cần đưa ra quyết định nhanh chóng để họ không bỏ lỡ các cơ hội của tổ chức. Nhưng họ cũng phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Điều này giúp nhà quản lý xác định được điểm mạnh và điểm yếu để bổ sung và hoàn thiện mình.
Quản lý Thời gian
Quản trị viên cần xử lý nhiều công việc trong một ngày. Bạn không thể là một nhà quản lý giỏi nếu bạn không biết cách quản lý thời gian của mình. Lập lịch trình hiệu quả giúp họ hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể.
Những nhà quản lý giỏi biết cách biến những trở ngại thành cơ hội
Không xem mọi vấn đề là mối đe dọa hoặc trở ngại đối với tổ chức. Các nhà quản lý cần nhìn thấy sự tích cực, tiềm năng và cơ hội trong những gì xảy ra. Tìm kiếm giải pháp, không phàn nàn về những trở ngại. Sau đó tìm hướng phát triển cho tổ chức của bạn.
Kỹ năng tổ chức và quản lý nhóm
Các nhà quản lý cần suy nghĩ và nói theo nghĩa “chúng tôi” chứ không phải “tôi”. Họ cần chia sẻ và học cách trao quyền cho người khác. Một nhà quản lý giỏi không chỉ giỏi xử lý các vấn đề cá nhân. Học cách làm việc với những người trong tổ chức của bạn. Vì “muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng đồng đội”.
Qua bài viết trên, hy vọng các bạn đã hiểu được nhà quản lý là ai và một nhà quản lý giỏi cần những gì.