Văn bản là khái niệm không còn quá xa lạ đối với mỗi cá nhân, tổ chức. Trong cuộc sống, ngôn từ có ở khắp mọi nơi và trở thành phương thức truyền tải thông tin phổ biến nhất. Văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cụ thể văn bản là gì? Bài viết dưới đây sẽ phân tích những vấn đề trên.
1. Văn bản là gì?
Văn bản là một hình thức diễn đạt và giao tiếp bằng ngôn ngữ viết trên tài liệu chuyên môn, ý muốn của một chủ thể để thông báo hoặc yêu cầu của chủ thể khác. Người nhận phải thực hiện một số hành động nhất định để đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo, hay nói cách khác, văn bản là phương tiện ghi, lưu trữ và truyền đạt thông tin, được xác định bằng một số ký hiệu hoặc ngôn ngữ từ chủ thể Chủ đề khác.
Văn bản là phương tiện ghi, lưu trữ và truyền thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác thông qua các ký hiệu được gọi là chữ viết. Nó bao gồm một tập hợp các câu có nội dung hoàn chỉnh, hình thức hoàn chỉnh, sự liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Nói cách khác, văn bản là một dạng sản phẩm của giao tiếp bằng lời được thể hiện dưới dạng văn bản viết trên một số chất liệu (giấy, máy tính bảng, v.v.). Văn bản là những tài liệu, tư liệu, văn bản có giá trị pháp lý nhất định được sử dụng cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội và tổ chức kinh tế như văn bản quy phạm pháp luật, công văn, văn bản, tài liệu.
2. Văn bản tiếng anh là gì?
Văn bản là Tài liệu .
Trên thực tế, văn bản là một khái niệm rất gần gũi nhưng cũng rất đa dạng về thể loại. Vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Người đọc có thể hiểu văn bản theo hai cách.
Thứ nhất: Văn bản là phương thức truyền tải thông tin từ người này sang người khác hoặc từ tổ chức này sang tổ chức khác thông qua ngôn ngữ viết trên giấy hoặc tài liệu điện tử. chết. Theo khái niệm này, các tài liệu như thông báo, báo cáo, giấy phép, phiếu điều tra, tài liệu nghiệp vụ, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm được coi là tài liệu. Vì vậy, văn bản viết theo quan niệm trên tuy có nghĩa rộng nhưng chỉ là nghị luận chung chung, chưa thể hiện được nội dung, thậm chí chủ đề cần nghị luận trong văn bản.
Thứ hai: Văn bản là những văn bản, tài liệu được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức xã hội sử dụng. Do đó, các văn bản này được dùng để điều hành, quản lý hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc truyền tải thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như quyết định, chỉ thị, báo cáo, gửi, gửi và hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là nhiều nhất phổ thông. .
3. Hàm văn bản
*) Tính năng thông tin:
Văn bản chủ yếu được tạo ra để giao tiếp, vì vậy chức năng thông tin tồn tại trong tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được đề cập đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất, vì các chức năng khác được thực hiện thông qua chức năng này.
Để tài liệu có chức năng thông tin hóa và làm tốt công việc thông tin hóa, cần phải thu thập kỹ lưỡng thông tin và trau chuốt ngôn ngữ trước khi xuất bản tài liệu, để thông báo trở thành tin tức. Thông tin trong tài liệu phải đáp ứng yêu cầu đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Xem thêm: Giao dịch trên giấy tờ là gì? Các tính năng và rủi ro gặp phải
*) Chức năng pháp lý:
Tính năng này chỉ có trong các văn bản hành chính quốc gia, nó phản ánh nội dung của các văn bản hành chính quốc gia (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), bao gồm các quy tắc, quy định, quy chế, tiêu chuẩn, hệ thống và chính sách. Đây là cơ sở để các cơ quan, công chức nhà nước thực thi công vụ.
Chức năng pháp lý của văn bản ở đây cho phép công dân làm bất cứ điều gì theo trình tự hợp pháp mà pháp luật không cấm, đồng thời quy định cụ thể các quyền và nghĩa vụ của công dân. Mặt khác, chức năng này là cơ sở để điều hành bộ máy nhà nước, xây dựng biên chế, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan khác nhau của bộ máy nhà nước.
Chức năng pháp lý của nhà nước có thể được hiểu như sau:
Nó là cơ sở của hoạt động quản lý, đồng thời cũng là hàng loạt trách nhiệm ràng buộc của cơ quan nhà nước đối với các vấn đề xã hội mà cơ quan nhà nước yêu cầu là cơ quan quản lý trên các lĩnh vực.
Là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là hình thức quản lý mang tính pháp lý (pháp luật là hình thức, quy phạm là nội dung).
*) Tính năng Quản trị:
Xem thêm: Xác định thẩm quyền ký thay và ký thay trên văn bản hành chính
Đây là một tính năng có sẵn trong tài liệu được tạo trong môi trường được lưu trữ. Chức năng quản lý của tài liệu được thể hiện ở các giai đoạn khác nhau của sự tham gia của nó vào quá trình quản lý.
Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn từ lập kế hoạch, xây dựng, tổ chức, nhân sự xây dựng, ra quyết định, tổ chức ra quyết định, kiểm tra và đánh giá. Trong tất cả các khâu trên, mỗi khâu đều cần có sự tham gia của văn bản, trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại, mọi quyết định quản lý đều phải được lập thành văn bản. Vì vậy, tài liệu là một công cụ đắc lực trong quá trình quản lý.
Để một văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý của mình, quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đáp ứng yêu cầu về thể thức và được ban hành kịp thời.
*) Chức năng văn hóa xã hội:
Văn hóa là tổng thể những giá trị vật chất và tinh thần do con người tạo ra trong quá trình lao động quản lý, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, là phương tiện ghi lại kinh nghiệm quản lý và kinh nghiệm lao động. Theo nghĩa này, văn bản luôn có chức năng văn hóa.
Một văn bản trở thành một chức năng văn hóa khi nó có một chức năng văn hóa, điều này buộc người sử dụng văn bản phải biến văn bản trở thành văn hóa. Công việc soạn thảo văn bản càng nghiêm túc thì văn bản càng có văn hóa.
*) Các tính năng bổ sung:
Ngoài những chức năng cơ bản trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện những chức năng khác như thông tin liên lạc, thống kê, lịch sử, v.v.
Một hoạt động có chức năng giao tiếp để tạo tài liệu cho việc liên lạc giữa các quốc gia và giữa các tổ chức. Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người, thể chế và thể chế, quốc gia và quốc gia được tăng cường, và ngược lại.
Một công cụ có thống kê văn bản để nói các con số, dữ kiện và câu hỏi khi các từ, con số, sự kiện và câu hỏi có thể nói được.
Với chức năng lịch sử, văn bản là công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, một đất nước, một thời đại, một thể chế, tổ chức. Có thể nói, chữ viết là một công cụ khách quan để ghi lại quá trình phát triển lịch sử của một tổ chức, một quốc gia.
4. Phân loại và nội dung của văn bản
Việc phân loại văn bản là rất quan trọng và sẽ giúp người đọc chọn đúng chủ đề và đúng loại văn bản. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, văn bản là một khái niệm chung và rất đa dạng về loại hình. Dưới đây là danh sách các kiểu viết thông dụng, thường dùng nhất trong cuộc sống hàng ngày như sau:
Tài liệu hành chính
Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, là văn bản thông tin do nhà nước quy định và xử lý các vụ việc trong quá trình quản lý hành chính nhà nước. Văn bản hành chính chủ yếu được chia thành hai loại: văn bản hành chính đặc biệt và văn bản hành chính thông thường.
Các văn bản hành chính cụ thể trong số đó là các văn bản thể hiện các quyết định, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước (quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức …). Tài liệu thông thường là tài liệu thông tin được thiết kế để quản lý và thực thi các văn bản pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình huống, giao tiếp công việc, thông báo, thư, báo cáo, đệ trình, đệ trình,)
Tài liệu pháp lý
Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định nhằm quản lý và điều chỉnh các quan hệ trong các lĩnh vực xã hội. Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo ý chí của nhà nước, có tính chất bắt buộc mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân theo và tuân theo, được quyền lực nhà nước bảo vệ.
Văn bản pháp luật được chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản dưới luật. Trong số đó, văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản có sức lan tỏa mạnh mẽ nhất vì đây là văn bản quy phạm chung, có phạm vi áp dụng rộng rãi, mọi văn bản được ban hành theo quy định của pháp luật không được vi phạm các quy định của các văn bản này.
Hợp đồng
Hợp đồng là một văn bản thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên để tham gia, thay đổi hoặc chấm dứt công việc, theo nghĩa liên quan đến hoạt động kinh doanh, mua bán,
Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ thường được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa và dịch vụ. Hóa đơn được phát hành bởi người bán và ghi thông tin theo yêu cầu của pháp luật để bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Chứng chỉ, Văn bằng
Văn bằng, chứng chỉ là văn bản xác nhận hệ thống giáo dục quốc dân và được cấp sau khi người học đã tốt nghiệp một cấp học, trình độ đào tạo nhất định; khi hoàn thành khóa học, chương trình bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp được chuyển sang học các Chứng chỉ do hệ thống giáo dục quốc dân cấp.
Kết luận: Văn bản là một hình thức không thể thiếu hiện nay. Nội dung và hình thức của tài liệu phụ thuộc vào tính chất của văn bản.