5s được gọi là một phần của hệ thống cải tiến và sản xuất tinh gọn. Trong bài viết hôm nay, Suda sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi 5s kaizen là gì và tại sao doanh nghiệp lại triển khai cách làm này!
5s là gì?
5s là tên của hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Cách tiếp cận này tập trung vào việc đặt các vật dụng ở nơi chúng thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc mất an toàn.
Nguồn gốc của 5s
5s ban đầu là một phần của Hệ thống sản xuất Toyota – một phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo của Toyota sử dụng từ những năm 1970. Cách tiếp cận này là một phần của kaizen, hay rộng hơn là một phần của sản xuất tinh gọn. Mục tiêu của 5s là gia tăng giá trị của một sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng bằng cách phát hiện và loại bỏ những phần dư thừa trong quá trình sản xuất.
5s được coi là một phần cơ bản của Hệ thống sản xuất Toyota vì rất khó để đạt được kết quả tốt liên tục cho đến khi nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Một không gian lộn xộn có thể dẫn đến lỗi, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến sản xuất.
5 giây trong quá trình sản xuất
5s bắt nguồn từ ngành công nghiệp sản xuất của Toyota và đã được chứng minh là hữu ích đối với các nhà sản xuất trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ ngành công nghiệp ô tô.
Thực hiện 5s trong sản xuất hiệu quả hơn nhiều so với cải tiến tổ chức, cải tiến quy trình làm sạch bền vững và cải tiến quy trình hoạt động. Bằng cách áp dụng 5s, môi trường làm việc sẽ được cải thiện tổng thể và giảm thiểu tình trạng dư thừa.
Ngoài ra, 5s tạo ra một nền tảng ổn định để có thể triển khai các hoạt động cải tiến. Điểm mấu chốt là 5s đầu tư thấp nhưng tác động cao. Nó thu hút các giám đốc điều hành “sở hữu” không gian làm việc của họ và giúp thấm nhuần văn hóa chất lượng, năng suất và đổi mới.
5s trong chăm sóc sức khỏe, văn phòng hoặc các tổ chức khác
Trong những năm gần đây, 5s đã mở rộng từ sản xuất sang các lĩnh vực khác như chăm sóc sức khỏe, trường học, văn phòng và các tổ chức khác.
Trên thực tế, các bước cơ bản của 5s có thể được áp dụng cho bất kỳ nơi làm việc nào. Các văn phòng cũng như bệnh viện và phòng khám y tế có thể sử dụng 5s để giữ mọi thứ ngăn nắp. 5s thậm chí có thể được sử dụng trong nhà bếp để ngăn chặn thực phẩm hết hạn được nhét vào tủ lạnh.
Vấn đề thực sự chỉ là xác định không gian làm việc và quy trình làm việc nào sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ việc cải thiện tổ chức nơi làm việc.
Hợp tác với một đơn vị tư vấn 5S sẽ giúp việc triển khai tại doanh nghiệp trở nên dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quý doanh nghiệp cần tư vấn 5S không thể bỏ qua SUTECH – đơn vị tư vấn thành công nhiều dự án 5S cho các tổ chức/doanh nghiệp!
Tư vấn trong 5 giây
Nội dung 5s – Ý nghĩa của chữ s trong tên
Sắp xếp
Bước đầu tiên của 5 giây – Lập lịch , bao gồm việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị … trong khu vực làm việc để xác định những gì cần có mặt và những gì có thể loại bỏ . Một không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có những vật dụng không cần thiết hoặc không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm dung lượng.
Để đánh giá xem mục này có cần thiết hay không, vui lòng trả lời các câu hỏi sau:
- Mục đích sử dụng của mặt hàng này là gì?
- Nó được sử dụng lần cuối khi nào?
- Tôi nên sử dụng nó bao lâu một lần?
- Ai sử dụng nó?
- Nó có thực sự cần ở đây không?
Khi một mặt hàng không mong muốn được xác định, một số lựa chọn sẽ được đưa ra, ví dụ: cung cấp cho bộ phận khác, tái chế / bán / thải bỏ, lưu trữ …
Sắp xếp
Sau khi loại bỏ các mục thừa, việc tiếp theo cần làm là sắp xếp / sắp xếp các mục còn lại. Ở giai đoạn này, mọi người nên quyết định cách sắp xếp nào hợp lý nhất. Điều này sẽ đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, đường dẫn …
Một số câu hỏi có thể giúp bạn tổ chức hiệu quả hơn:
- Những vật dụng nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Các mục có nên được nhóm theo loại không?
- Đâu là nơi tốt nhất để đặt các mặt hàng?
- Có vị trí nào tốt hơn cho người lao động so với những vị trí khác không?
- Có vị trí nào ảnh hưởng đến chuyển động hoặc gây vướng víu không?
- Cần một thùng / kệ để ngăn nắp?
- …
Sạch sẽ
Dọn dẹp nơi làm việc là một trong những việc có thể dễ dàng bị bỏ qua, đặc biệt là trong thời gian bận rộn. Giai đoạn làm sạch 5s tập trung vào làm sạch khu vực làm việc, cụ thể là quét, lau, quét bụi, lau bề mặt …
Ngoài việc vệ sinh cơ bản, việc vệ sinh còn liên quan đến việc bảo dưỡng thiết bị và máy móc thường xuyên. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là bạn có thể phát hiện ra các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều này giúp công việc không bị gián đoạn bởi các sự cố.
Dọn dẹp nơi làm việc của bạn nghe có vẻ không thú vị nhưng nó rất quan trọng. Và không nên trông chờ vào nhân viên vệ sinh. Trong 5 năm, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, tốt nhất là mỗi ngày một lần.
Tiêu chuẩn hóa
Khi ba bước đầu tiên của 5s được thực hiện, mọi thứ đều ổn. Nhưng theo thời gian, mọi thứ sẽ từ từ trở lại như cũ. Tiêu chuẩn hóa làm cho 5s khác với các chương trình dọn dẹp nơi làm việc thông thường. Nó biến tất cả 3 bước trên thành thói quen bằng cách giao nhiệm vụ, tạo bảng chấm công và phát hành ghi chú. Nó cung cấp 5 giây quy trình hoạt động tiêu chuẩn để không ảnh hưởng đến trật tự.
Lịch trình đã đăng cho biết tần suất một số công việc dọn dẹp nhất định phải được thực hiện và ai là người chịu trách nhiệm cho những công việc đó. Theo thời gian, những công việc này sẽ trở thành thông lệ và 5s trở thành một phần của thói quen hàng ngày.
Bảo trì
Khi các quy trình tiêu chuẩn 5s được áp dụng, các doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình này và cập nhật chúng nếu cần .
Giữ chân đề cập đến việc vận hành trơn tru 5 giây, cũng là việc thu hút mọi người trong tổ chức tham gia. Duy trì khiến 5s trở thành một kế hoạch dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Lý tưởng nhất là 5s trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Khi 5s không đổi theo thời gian, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy kết quả tích cực nhất quán.
s thứ sáu – Bảo mật
Ngoài số 5 ban đầu, việc đưa số 6 vào phương pháp này hiện đang gây tranh cãi, tức là s – safe trong an toàn . Các bước bảo mật liên quan đến việc tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro khỏi quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.
Ví dụ: Dán nhãn cho tủ đựng hóa chất có cảnh báo, đặt biển báo …
Nhưng nhiều người cho rằng chỉ cần thực hiện 5s là có thể đạt được số 6 này, vì vậy không cần thêm vào.
Không có câu trả lời cho câu hỏi này. Tuy nhiên, bảo mật là yếu tố rất quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chú trọng.
Mối quan hệ giữa 5s và Kaizen
Thuật ngữ 5S thường được xuất hiện cùng Kaizen. Vậy 5S và Kaizen có mối quan hệ gì với nhau?
Kaizen và 5s là hai yếu tố song hành với nhau, bởi vì 5s là một phần của việc cải thiện hệ thống và sản xuất tinh gọn. Trong khi kaizen là một phương pháp cải tiến chung, 5s là một phương pháp tạo cơ sở cho việc cải tiến.
- kaizen – Một hệ thống cải tiến liên tục trong đó các quy trình hiệu quả là một phần của hệ thống.
- 5s – một phần của hệ thống kaizen nhằm tạo ra nơi làm việc lý tưởng để cải tiến liên tục và sản xuất tinh gọn
Khi một doanh nghiệp có nơi làm việc kaizen 5s, điều đó phản ánh một tổ chức coi trọng và thực hiện cải tiến liên tục. 5s có thể trở thành một tàu sân bay thương mại quan trọng và là động lực để cải thiện môi trường liên tục và hiệu quả.
Kết luận
Trong bài viết này, Sutec chia sẻ thông tin chi tiết về phương pháp 5s: định nghĩa, lịch sử, nội dung … để giải đáp những thắc mắc cần tìm hiểu và ứng dụng 5s vào doanh nghiệp, tổ chức 5s là gì? Nếu doanh nghiệp còn thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ với Suda qua số hotline 086.869.5822 để được tư vấn chi tiết!