Mỗi ngày, chúng ta có những kế hoạch lớn và hàng tá công việc lớn nhỏ xung quanh chúng ta.
Trong vòng quay bận rộn này, làm thế nào bạn có thể cân bằng cuộc sống và đảm bảo công việc và kế hoạch của bạn được thực hiện đầy đủ và hoàn thành đúng thời hạn.
Câu trả lời là: kế hoạch.
Tất nhiên, lập kế hoạch đòi hỏi kỹ năng. Vì vậy, hôm nay, hãy cùng tìm hiểu về kỹ thuật lập kế hoạch hiệu quả và glints vietnam! Đó là một kỹ năng tưởng chừng đơn giản, nhưng nó thực sự tuyệt vời!
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Năng lực lập kế hoạch là khả năng của một người để phát triển các chiến lược, phương pháp và quy trình dựa trên các mục tiêu đã xác định trước để đạt được các mục tiêu đó trong một khoảng thời gian. Kỹ năng này sẽ vạch ra một con đường cụ thể — dù là ngắn hạn hay dài hạn — trước khi bắt đầu thực hiện.
Kỹ năng lập trình thường được thể hiện thông qua khả năng:
- Xác định mục tiêu và thời gian để hoàn thành chúng.
- Phát triển các chiến lược và phương pháp khả thi để đạt được mục tiêu.
- Tổ chức các hành động theo quy trình từng bước để hoàn thành các mục tiêu đã thiết lập đúng thời hạn.
Lợi ích của việc có kỹ năng lập kế hoạch
Ưu tiên nhiệm vụ
Mẹo này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng việc cần làm trước tiên và việc cần làm tiếp theo. Vì vậy, cả hai bạn đều muốn đảm bảo rằng bạn hoàn thành các mục tiêu lớn nhất của mình mà không bỏ qua các nhiệm vụ phải thực hiện hàng ngày.
Làm việc có trật tự, khoa học, tránh chồng chéo
Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí tài nguyên. Tổ chức công việc có trật tự, khoa học có lợi cho công việc tiến triển suôn sẻ.
Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc
Các nhiệm vụ và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong lịch trình tổng thể và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh bỏ sót hoặc chậm trễ ảnh hưởng đến mục tiêu chính.
Sử dụng hiệu quả tài nguyên
Sử dụng tài nguyên sẽ giúp bạn tránh được sự trùng lặp và lãng phí không cần thiết. Khi các công việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng và hiệu quả.
Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc mà còn tăng năng suất.
Tích cực tham gia vào sự phát triển của bản thân
Bạn sẽ thành thạo công việc của mình trong các lĩnh vực sau:
- Bạn đang đi theo hướng nào?
- Bạn cần đạt được những mục tiêu nào trong tương lai gần?
Ngoài ra, lập kế hoạch cho phép bạn luôn xem xét điểm mạnh và điểm yếu của mình. Từ đó, bạn có thể phát triển toàn diện bản thân.
Quản lý thời gian và rủi ro hiệu quả
Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn không rơi vào bẫy trì hoãn mà còn giúp bạn phân bổ đủ thời gian. Điều này sẽ hạn chế sự chậm trễ khi có rủi ro bất thường.
Có động lực để đạt được mục tiêu
Khả năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ là động lực để đạt được mục tiêu đã đề ra. Bạn sẽ thấy rằng những gì bạn đang làm có thể giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình từng ngày.
Bởi vì bạn chỉ cần hoàn thành các dự án nhỏ trong kế hoạch, nên bạn đã hoàn thành một cách nào đó. Đó cũng là động lực trực tiếp nhất để đạt được những mục tiêu lớn.
Tăng cường sự tương tác và thống nhất trong nhóm
Trong môi trường làm việc nhóm, kỹ năng lập kế hoạch làm việc có thể hữu ích:
- Tăng cường kết nối
- Tăng tính tương tác tại nơi làm việc
- Tăng cường đoàn kết tập thể
Lập kế hoạch cho phép mọi người biết vị trí của họ và vai trò của họ trong bức tranh toàn cảnh hơn. Điều này giúp họ có trách nhiệm hơn và tăng cường sự đoàn kết chung với các thành viên khác.
Các bước chi tiết để lập kế hoạch hiệu quả
Lập lịch theo ngày / tuần / tháng / năm
Lập kế hoạch rất hiệu quả khi xác định các nhiệm vụ chi tiết và phân bổ thời gian dựa trên các mốc thời gian nhỏ.
Khi lập kế hoạch dài hạn, bạn nên sử dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập lịch trình tổng thể theo năm / tháng hoặc thậm chí là các kế hoạch được phân đoạn theo tuần / ngày.
Với nó, bạn có thể đảm bảo rằng kế hoạch của bạn hoặc nhân viên của bạn luôn đúng hẹn.
Xác định mục tiêu
Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:
- Xác định mục tiêu của bạn một cách rõ ràng và chính xác.
- Biết cách chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu ngắn hạn.
- Biết các điều kiện cần và đủ để hoàn thành mục tiêu.
Bạn có thể tham khảo các mô hình thông minh để dễ dàng xác định mục tiêu của mình hơn.
- Cụ thể – Các mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể
- Có thể đo lường được – Các mục tiêu phải có thể đo lường được
- > có thể đạt được – các mục tiêu có thể đạt được, có thể đạt được
- có liên quan – các mục tiêu có liên quan
- dựa trên thời gian – có một mục tiêu cụ thể thời gian để đạt được mục tiêu
Danh sách việc cần làm
Khi bạn đã xác định và chia nhỏ các mục tiêu của mình, bạn có thể chia nhỏ chúng thành các danh sách việc cần làm cụ thể. Tiếp theo, bạn phân tích các nhiệm vụ và lưu ý khi nào, trong các điều kiện và cách chúng thực hiện chúng.
Lập lịch công việc theo thứ tự ưu tiên và trình tự thời gian
Từ danh sách trên, hãy sắp xếp thứ tự các ghi chú của bạn một cách hợp lý và khoa học. Sau đó, bạn xác định thời gian thực hiện và đưa tất cả chúng lên bảng lịch trình.
Phân bổ nguồn nhân lực
Khi bạn biết mình cần làm gì và làm như thế nào, các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục được phản ánh trong việc phân bổ nguồn lực của bạn.
Trước tiên, điều quan trọng là phải hiểu tài nguyên của bạn có gì.
- Nếu bạn là cá nhân, vui lòng trả lời câu hỏi bạn có cái gì và bao nhiêu.
- Nếu là doanh nghiệp hoặc tập đoàn, bạn cần trả lời câu hỏi bạn sở hữu doanh nghiệp nào. Cái gì, số lượng bao nhiêu và ai.
Lưu ý: Không chỉ số lượng, mà còn là đặc điểm của từng phần của tài nguyên.
Cuối cùng, dựa trên sự hiểu biết này, hãy phân phối hợp lý, tiết kiệm và đúng đắn.
Tập trung vào kế hoạch thực hiện
Kế hoạch đã được xây dựng và đi vào hoạt động. Đừng nghĩ rằng khi đến đây thì không có nơi nào để bạn trổ tài lập kế hoạch.
Bởi vì ngay cả trong quá trình thực hiện, bạn sẽ luôn cần theo dõi kế hoạch để đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện và các vấn đề phát sinh được xử lý kịp thời.
Khả năng ứng biến linh hoạt trong khi thực hiện kế hoạch
Kế hoạch là như sau. Nhưng như bạn có thể đã biết, một kế hoạch hầu như không bao giờ được thực hiện theo cùng một cách.
Tính toán thủ công bị hạn chế. Những yếu tố khách quan bất ngờ và những thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi bạn phải linh hoạt, kịp thời để có những điều chỉnh.
Đừng lo lắng, tính linh hoạt là một trong những kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả nhất.
Năng lực kiểm tra và đánh giá hàng tuần
Việc kiểm tra sẽ cho bạn biết:
- Tôi đã đi được bao xa?
- Bạn có đang đi đúng hướng không?
- Bạn có câu hỏi nào không? ?
Đừng quên đánh giá khả năng làm việc của bạn hàng tuần. Bởi vì bước này sẽ giúp bạn duy trì động lực và nhìn ra những lĩnh vực “lỗi thời” trong kế hoạch của bạn cần được điều chỉnh.
Điều này không có nghĩa là kỹ năng lập kế hoạch của bạn kém. Điều này có nghĩa là bạn đang không ngừng cải thiện và ngày càng tốt hơn!
Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch với mô hình 5w 1h 2c 5m
Phương pháp 5w 1h 2c 5m không còn là phương pháp xa lạ trong doanh nghiệp. Phương pháp này khá đơn giản và phù hợp để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cá nhân. Vui lòng trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao (mục tiêu công việc): Tại sao bạn lại lập kế hoạch này?
- What (To Do): Bạn cần thực hiện những công việc cụ thể nào để đạt được các mục tiêu trên? Hãy liệt kê những công việc cụ thể để kế hoạch trở nên chi tiết hơn.
- Where (nơi làm việc): Các công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Có bất kỳ yêu cầu vị trí nào không?
- Khi nào (giờ làm việc): Bạn mất bao lâu để thực hiện mỗi công việc? Thời gian bắt đầu và kết thúc là gì?
- Ai (chịu trách nhiệm): Ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ ở trên? Nếu là bạn, bạn có cần ai giúp đỡ không?
- Cách thực hiện (cách thực hiện): Bạn sẽ làm gì, dụng cụ và vật liệu nào?
- Kiểm soát (Phương pháp Kiểm soát): Cần kiểm soát những gì và bằng cách nào? Các tiêu chí đánh giá hiệu suất là gì?
- Kiểm tra (Phương pháp Kiểm tra): Bạn cần kiểm tra những gì và tần suất ra sao? Cần lưu ý những gì khi thử nghiệm và nếu đây là một chương trình làm việc theo nhóm, hãy lưu ý xem ai đang thử nghiệm.
3 Mẹo để Cải thiện Kỹ năng Lập kế hoạch Công việc của bạn
Mọi người nên hướng tới cùng một mục tiêu
Các kỹ thuật lập kế hoạch hiệu quả thường rõ ràng hơn trong lập kế hoạch nhóm. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt sẽ không có ý nghĩa gì nếu mọi người không đồng ý và cùng nhau thực hiện nó.
Do đó, điều quan trọng là phải tiếp cận với các thành viên trong nhóm thông qua giao tiếp cởi mở, khéo léo.
Ưu tiên những gì quan trọng
Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng là yếu tố cốt lõi của kế hoạch.
Sự sắp xếp này yêu cầu sự phối hợp giữa các kế hoạch cá nhân và nhóm, các mục tiêu chính và các nhiệm vụ đột xuất phát sinh.
Lập kế hoạch rõ ràng trong sổ tay hoặc phần mềm
Đừng chỉ phác thảo kế hoạch trong đầu. Sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của bạn để phác thảo chúng trên giấy hoặc phần mềm.
Viết ra giấy sẽ giúp bạn không bị “lỡ” quên và cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về kế hoạch. Ngoài ra, khi bạn thực sự viết nó ra, bạn sẽ đào sâu hơn vào các chi tiết của kế hoạch và tìm ra những thiếu sót cần được sửa chữa hoặc bổ sung.
Những lỗi thường gặp khi thực hành kỹ năng lập kế hoạch
Kế hoạch không thực tế, không phù hợp
Một chương trình tốt phải là một chương trình đủ thách thức để thúc đẩy sự phát triển cá nhân. Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải trong tầm tay để bạn và nhóm của bạn không nản lòng.
Đừng để bản thân và đồng đội của bạn cảm thấy thất vọng vì ngay cả một phần mục tiêu cũng không đạt được!
Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung
Như đã đề cập ở trên, một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch là xác định các mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Nếu bạn gặp lỗi này, kế hoạch của bạn bị hỏng.
Quy hoạch quá chung chung
Kỹ thuật lập kế hoạch rất rõ ràng trong việc xác định các mục tiêu. Một kế hoạch chung chung sẽ chỉ khiến bạn bối rối mỗi khi nhìn vào nó.
Bỏ qua quá trình và chỉ tập trung vào kết quả
Có hai yếu tố quan trọng của việc lập kế hoạch có thể giúp bạn đạt được mục tiêu đúng hạn và cải thiện bản thân. Đây là quá trình và kết quả.
Nếu bạn không quan tâm đến quá trình này, bạn đã đánh mất một nửa quan trọng nhất và phần bền vững nhất.
Không có kế hoạch dự phòng
Lập kế hoạch dài hạn luôn chứa đầy bất ngờ và rủi ro. Do đó, bạn cần chuẩn bị một số phương án dự phòng. Điều này không có nghĩa là thừa.
Kết luận
Vì vậy, với bài viết này, glints vietnam chia sẻ với bạn khái niệm về mẹo lập kế hoạch , các bước lập kế hoạch và những sai lầm khi lập kế hoạch.
Thành công của ngày mai nằm ở sự chuẩn bị của ngày hôm nay. Bạn cần có kỹ năng lập kế hoạch để thiết kế các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cho các dự án và công việc của mình!
Tác giả