Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có mục đích hoạt động. Đây là những chủ thể của những hình thức hoạt động kinh tế, sản xuất, kinh doanh nhất định. Bất kể hình thức của nó, một doanh nghiệp đòi hỏi phải có các hoạt động quản lý và điều hành. Quản lý tốt sẽ làm cho một doanh nghiệp thành công. Kiểm soát là một chức năng thiết yếu của quản lý. Trong các bài viết sau, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về các biện pháp kiểm soát hành chính.
Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại
1. Kiểm soát của quản trị viên là gì?
Quản lý được hiểu theo nhiều khía cạnh và quan điểm khác nhau. Ví dụ, quản lý là quá trình một hoặc nhiều người phối hợp hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người không thể đạt được. Với cách hiểu này, hoạt động quản lý chỉ nảy sinh khi mọi người hợp sức lại để tạo thành một tổ chức. Hoặc cho rằng quản trị là một quá trình trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra hiệu lực của quản trị; đối tượng quản trị chịu tác động của chủ thể quản trị; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho quản trị và chủ thể quản trị, và được xác định trước khi thực hiện các hành động quản trị. Với cách hiểu này, quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được một cách tốt nhất các mục tiêu đã vạch ra trong môi trường luôn thay đổi.
Từ bất kỳ khía cạnh nào, quản trị phải bao gồm ba yếu tố:
– Trước hết phải có chủ thể quản trị, tức là tác nhân sinh ra ảnh hưởng quản trị và chủ thể quản trị chấp nhận quản trị. Đơn vị được kiểm soát phải chấp nhận ảnh hưởng này. Tác động có thể một lần hoặc nhiều lần.
– Thứ hai, chủ thể và khách thể phải có mục tiêu xác định. Mục tiêu này là cơ sở cho ảnh hưởng của chủ thể. Chủ thể quản trị có thể hiểu là chủ thể quản trị bao gồm một hoặc nhiều người, còn khách thể quản trị là tổ chức, nhóm người hoặc vật thể không sống (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin …). Sự tác động trở lại của chủ thể quản trị đối với khách thể quản trị được thực hiện trong điều kiện môi trường luôn thay đổi.
-Thứ ba, phải có các nguồn lực mà quản trị viên có thể sử dụng và áp dụng trong quá trình quản trị
Từ những yếu tố cơ bản của quản trị nêu trên, chúng ta có thể hiểu kiểm soát trong quản trị là định hướng, sắp xếp, hướng dẫn, thúc đẩy, … cấp dưới, nhân viên, người lao động, … hoàn thành các hoạt động theo đúng mục tiêu đã thiết lập trong công việc.
2. Cần chức năng của bộ điều khiển:
Kiểm soát là điều bắt buộc đối với mọi quản trị viên. Đó là một chức năng của quản trị mà mọi nhà quản lý, từ chủ tịch đến người giám sát tuyến đầu, phải đảm bảo rằng công việc được thực hiện như mong đợi. Bản chất, mức độ và mức độ kiểm soát sẽ được xác định bởi cấp quản lý thực hiện quyền kiểm soát. Mức độ và mức độ kiểm soát cũng phụ thuộc vào quyền hạn và trách nhiệm của những người chịu trách nhiệm quản trị.
Kiểm soát là một hoạt động liên tục: Kiểm soát trong quản lý là một hoạt động liên tục. Người quản lý chỉ thành công khi họ thường xuyên kiểm soát cấp dưới và môi trường xung quanh. Môi trường kinh doanh cũng liên tục thay đổi, vì vậy ban lãnh đạo phải sử dụng công nghệ phù hợp để kiểm soát.
Xem thêm: Mẫu biên bản hội đồng quản trị, họp hội đồng quản trị công ty
Điều khiển là một chuyển động về phía trước. Bản chất của các kiểm soát trong quản lý hướng tới tương lai, vì các hướng dẫn trong tương lai có thể được chuẩn bị trên cơ sở đánh giá hoạt động của các bộ phận. Nó ngăn chúng xảy ra bằng cách dự đoán chúng và thực hiện hành động thích hợp trước.
Kiểm soát có nghĩa là sự tồn tại của các mục tiêu và kế hoạch. Người ta thường nói rằng kiểm soát quá trình duy trì các mục tiêu, kế hoạch, chính sách và thủ tục được xác định trước, v.v. Các kế hoạch bổ sung cho các mục tiêu và cách đạt được chúng.
Kiểm soát hướng vào con người: kiểm soát định hướng vào con người trong quản lý. Kiểm soát đạt được thông qua con người, không phải “sự vật”. Đây là những người giành quyền kiểm soát hoặc làm sai lệch kết quả của kế hoạch. Trong việc kiểm soát thành công, thái độ chủ quan của con người quan trọng hơn dữ liệu hiệu suất khách quan.
3. Kiểm soát nội dung trong quản trị viên:
Ban lãnh đạo cao nhất của công ty cũng sử dụng cấu trúc tổ chức để thúc đẩy quy trình làm việc và hiệu suất của công ty. Các nhà điều hành công ty cố gắng tạo ra cơ cấu tổ chức đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ. Một số công ty cấu trúc công ty của họ xung quanh các chức năng khác nhau như tiếp thị, tài chính và kỹ thuật.
Các công ty có cơ cấu tổ chức chức năng thường sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của họ. Lãnh đạo cao nhất có thể thiết lập cơ cấu tổ chức sản phẩm để nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty. Và những người sử dụng cơ cấu tổ chức khách hàng có nhiều quyền kiểm soát hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các giám đốc điều hành hàng đầu của công ty cũng sử dụng các phong cách lãnh đạo khác nhau để hướng dẫn tổ chức của họ tốt hơn. Ví dụ, những phong cách lãnh đạo này có thể là liên kết hoặc chỉ huy. Một phong cách lãnh đạo độc đoán hơn. Lãnh đạo cao nhất đưa ra mọi quyết định và quản lý chặt chẽ nhân viên của mình.
Loại kiểu này hiệu quả hơn cho các dự án mới mà trước đó chưa thiết lập quy trình. Các nhà quản lý cấp cao sử dụng phong cách lãnh đạo liên kết thích làm việc theo nhóm giữa các nhân viên của họ. Kiểu lãnh đạo này hiệu quả nhất trong việc đưa sản phẩm mới ra thị trường.
Ban lãnh đạo cao nhất có thể cần sử dụng một số phong cách lãnh đạo khác nhau cho nhân viên của họ. Ví dụ, những người muốn giám sát chặt chẽ hơn có thể phản ứng tốt nhất với phong cách lãnh đạo chỉ huy hơn.
Xem thêm: Giám đốc công ty cổ phần có được làm chủ tịch không?
Có nhiều mô hình khác nhau để triển khai kiểm soát. Ví dụ, chế độ kiểm soát của lãnh đạo hoặc kiểm soát quan liêu:
Lãnh đạo là việc sử dụng các quy tắc chính thức, vai trò, hồ sơ và hệ thống khen thưởng để tác động, giám sát và đánh giá hiệu suất của nhân viên.
– Các quy tắc đặt ra các yêu cầu về hành vi và xác định phương pháp làm việc.
– Các vai trò phân công trách nhiệm và thiết lập các cấp độ quyền.
– Ghi nhật ký các hành động tài liệu và xác minh kết quả.
– Phần thưởng cung cấp động lực để đạt được thành tích và công nhận hiệu suất so với các mục tiêu hoặc tiêu chí.
Các tổ chức sử dụng các hệ thống này khi quy mô và độ phức tạp của chúng làm cho hoạt động không chính thức chỉ dựa trên giao tiếp và các mối quan hệ giữa các cá nhân là không thực tế, không đáng tin cậy và không hiệu quả. Các biện pháp này được thiết kế để giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của họ bằng cách định hình hiệu suất của nhân viên, thiết lập trách nhiệm giải trình về kết quả, theo dõi hiệu suất thực tế và điều chỉnh hành vi khi cần thiết.
Ưu điểm lớn nhất của biện pháp này là nó tạo ra một vòng lặp chỉ huy và kiểm soát cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đơn giản hóa việc ra quyết định khi có ít cá nhân tham gia hơn. Bởi vì các tiêu chuẩn và thực hành tốt nhất thường được nhấn mạnh trong quá trình ra quyết định, kiểm soát quan liêu làm cho toàn bộ tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Xem thêm: Nguyên tắc không can thiệp vào công việc nội bộ của các quốc gia khác
Một nhược điểm của phương pháp này là nó có thể làm cho tổ chức trở nên chuẩn hóa hơn và kém linh hoạt hơn, cản trở sự sáng tạo và đổi mới. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể linh hoạt trong một số tổ chức, nhưng không phải một số cá nhân có thể tạo ra tất cả các ý tưởng hoặc kế hoạch khả thi. Điều này có nghĩa là các nhà lãnh đạo có thể thu hẹp phạm vi các ý tưởng và kế hoạch khả thi. Một bất lợi khác là nhân viên tuyến đầu có thể cảm thấy bị đánh giá thấp và không hài lòng vì họ không được phép thể hiện bản thân; điều này có thể dẫn đến doanh thu đáng kể. Thông thường, các tổ chức theo định hướng lãnh đạo nhận thấy mình không thể thích ứng với những thay đổi của thị trường, ngành hoặc môi trường pháp lý.
Mặc dù cơ cấu tổ chức quan liêu có vẻ ít được mong đợi hơn so với cơ cấu tổ chức phẳng, nhưng đôi khi chúng vẫn cần thiết. Ví dụ, trong khi phát triển phần mềm có thể được hưởng lợi từ một cấu trúc tự chủ hơn, các ngành khác được hưởng lợi từ sự kiểm soát chặt chẽ và mức độ kiểm soát quan liêu cao. p>