Back office là gì mà được xem là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào? Back office làm công việc gì? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp sau đây.
Chương trình phụ trợ là gì?
Văn phòng hỗ trợ (bo), còn được gọi là văn phòng hỗ trợ hoặc văn phòng hành chính, là một phần của văn phòng công ty không giao dịch với khách hàng. Về cơ bản, back office sẽ hỗ trợ các bộ phận khác với các nhiệm vụ khác nhau. Nhân viên phòng sau không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhưng duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhân viên phòng trước (tiếp xúc trực tiếp với khách hàng). Do đó, giao tiếp tốt giữa nhân viên văn phòng và nhân viên văn phòng là chìa khóa để vận hành suôn sẻ.
Mọi công ty đều có những công việc hành chính đòi hỏi thời gian và nỗ lực để chăm sóc khách hàng của mình tốt hơn. Đó là lý do tại sao hỗ trợ văn phòng lại có thể tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của bạn theo nhiều cách.
Back office là bộ phận thực hiện công việc hành chính của doanh nghiệp, trái ngược với công việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Tại sao nền lại quan trọng?
Là trụ cột của công ty
Họ xử lý tất cả các nhiệm vụ hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng và đáng tin cậy, bao gồm các khoản phải trả, bảng lương và các chức năng khác giúp duy trì quy trình làm việc lành mạnh mà không bị gián đoạn.
Tăng năng suất của công ty
Họ tập trung vào các hoạt động chiếm nhiều thời gian hơn và cung cấp cho các bộ phận khác thông tin cần thiết để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Hiểu được khối lượng công việc có thể giữ cho nhân viên có động lực và cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.
Bảo vệ tất cả dữ liệu
Quản lý, tổ chức và bảo vệ thông tin kinh doanh quan trọng trong nền. Dữ liệu có thể trở nên quá tải và nhân viên cần được đào tạo và tập trung vào việc xử lý dữ liệu để tăng năng suất.
Công việc cơ bản phổ biến
Công việc tại văn phòng sau của mỗi công ty sẽ khác nhau, đặc biệt là đối với ngành mà công ty hoạt động. Dưới đây là một số ví dụ về công việc cơ bản và trách nhiệm chính của họ:
Kế toán
Kế toán thực hiện nhiều nhiệm vụ, bao gồm nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối và đảm bảo hồ sơ tài chính được cập nhật. Họ cũng đảm bảo rằng tất cả các số dư tài khoản được đối chiếu và xác minh rằng các phép tính kế toán khác nhau là chính xác. Nhân viên kế toán nên có định hướng chi tiết, tổ chức tốt và có kỹ năng phân tích mạnh mẽ.
Nhân viên Nhân sự
Nhân viên Nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, lưu giữ hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Ngoài ra, họ xử lý bảng lương và báo cáo chấm công trong số các nhiệm vụ khác. Họ cũng hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự. Nhân viên làm công việc này nên đáng tin cậy, có tổ chức và có kỹ năng giao tiếp tốt.
Kỹ thuật viên Thông tin
Mọi người có nhiệm vụ quản lý các phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng khác nhau. Họ quản lý các nhóm mạng, cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của công ty, v.v. Nhân viên của nó cũng có thể hỗ trợ kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác khi cần thiết.
Nhà phân tích dữ liệu
Công việc của một nhà phân tích dữ liệu văn phòng là gì? Các nhà phân tích dữ liệu diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và triển khai các hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng cung cấp báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu. Một nhà phân tích dữ liệu phải giỏi toán, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có thể phân tích dữ liệu một cách chính xác.
Nhân viên Tuân thủ
Nhân viên Tuân thủ xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ của công ty. Điều này có nghĩa là họ đảm bảo rằng tất cả các cá nhân và bản thân công ty tuân thủ mọi nghĩa vụ hợp đồng, luật pháp hoặc các quy định khác. Giám đốc Tuân thủ thường chịu sự giám sát của Giám đốc Điều hành. Họ phải hiểu các tiêu chuẩn và chính sách tuân thủ, các vấn đề quy định và có kỹ năng giao tiếp tốt.
Nhà phân tích rủi ro
Các nhà phân tích rủi ro giám sát các khoản đầu tư và xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty. Dựa trên đánh giá của họ về các khoản đầu tư này, họ có thể đưa ra các khuyến nghị để giúp hạn chế rủi ro trong tương lai. Họ yêu cầu kỹ năng phân tích, chiến lược và đàm phán mạnh mẽ.
Quản trị Thực thi
Các nhà quản lý điều hành làm việc trong nhóm quản lý của công ty để phát triển và thực hiện một loạt các chính sách và thủ tục hoạt động. Họ cũng hỗ trợ nhân sự trong việc tuyển dụng và đảm bảo công ty đang làm việc với năng suất cao nhất. Các nhà quản lý điều hành phải là những nhà lãnh đạo giỏi và có khả năng hiểu rõ các chính sách và các văn bản pháp luật và quy định có liên quan.
Quản lý một doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, bất kể quy mô của nó. Sắp xếp dữ liệu và các công việc tốn thời gian khác trong khi cố gắng bán hàng và tiếp cận khách hàng có thể quá sức. Có một đội ngũ đáng tin cậy và tài năng để xử lý những công việc này có lợi cho khả năng phát triển của doanh nghiệp. Điều này sẽ cải thiện hiệu suất của nhân viên và giúp họ tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Tại thời điểm này, bạn đã biết phụ trợ là gì, phải không? Nếu bạn muốn ứng tuyển một công việc nền tảng, hãy truy cập Careerlink.vn ngay hôm nay.
Cần trục