Điều phối viên là gì? Công việc của họ như thế nào? Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả? Những bài viết dưới đây của Jobgo sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc trên, đừng bỏ lỡ thông tin nhé.
1. Điều phối viên là gì?
Điều phối viên là gì?
Điều phối viên là gì?Hiểu một cách đơn giản nhất thì điều phối viên là người tập hợp các nhân viên, sản phẩm, khách hàng hay các nguồn lực khác trong một đơn vị doanh nghiệp. Đó có thể là bố trí nhân viên, quản lý vòng quay của các sản phẩm, lựa chọn địa điểm, món ăn cho các sự kiện, giám sát hoạt động và sự hài lòng của khách hàng, giám sát các chương trình giảng dạy trong trường học,…
Hiện nay, điều phối viên là một vị trí rất quan trọng và không thể thiếu đối với các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các đơn vị sản xuất và vận hành lớn. Vậy công việc cụ thể của các điều phối viên trong từng lĩnh vực là gì? Hãy theo dõi phần 2 của bài viết.
2. Công việc của điều phối viên miền
Điều phối viên là một vị trí cần thiết trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh, điều phối viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ. Đó là:
2.1 Điều phối viên Ngân hàng
Điều phối viên Ngân hàng là gì? Công việc của họ bao gồm những gì? Đây là vấn đề đang được quan tâm nhiều hiện nay.
Trên thực tế, điều phối viên ngân hàng thường xử lý các vấn đề liên quan đến giao dịch của khách hàng như sau:
Điều phối viên ngân hàng
Chủ động tiếp cận, đón tiếp khách hàng.
Thăm dò nhu cầu khách hàng, hướng dẫn họ sử dụng các dịch vụ của ngân hàng.
Quản lý dòng khách hàng lưu thông, xếp hàng theo đúng quy định.
Xử lý các vấn đề khách hàng gặp phải trong quá trình thực hiện các giao dịch tại ngân hàng.
Tiễn khách sau khi kết thúc các giao dịch.
Thu thập các thông tin, đánh giá của khách hàng về dịch vụ ngân hàng.
Phản ánh lại các vấn đề lên cấp trên để xử lý kịp thời.
👉Xem thêm: Mô tả Công việc Điều phối viên Sản xuất
2.2 Điều phối viên sự cố
Người điều phối sự kiện quản lý và điều phối tất cả các hoạt động và chuẩn bị trước, trong và sau sự kiện. Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất nhiều và phức tạp, chẳng hạn như:
Điều phối về nhân sự thực hiện các mảng âm thanh, ánh sáng, nghệ thuật, MC,… theo kịch bản của chương trình.
Sắp xếp các công việc cho từng vị trí, làm sao để hạn chế tình trạng trôi thời gian.
Kết hợp với các bên báo chí, truyền thông để họ làm việc không ảnh hưởng đến khách tham dự. Điều phối viên sự kiện
2.3 Điều phối viên Văn phòng
Điều phối viên văn phòng có thể được coi là nhân viên văn thư. Họ sẽ đảm bảo rằng các hoạt động của công ty được thực hiện tốt nhất. Với vai trò này, điều phối viên văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ sau:
Chào mừng khách hàng, chào khách hàng.
Trả lời cuộc gọi, lên lịch cuộc hẹn với khách hàng, giao tiếp với các thành viên trong công ty.
Chuyển tài liệu đến các cơ quan, đơn vị khi cần thiết.
li>
Điều phối các sự kiện và chuẩn bị cho các cuộc họp của công ty.
…
👉Xem thêm: Điều phối viên là gì? Công việc liên quan đến điều phối viên
2.4 Điều phối viên Giao thông
Điều phối viên vận tải còn được gọi là điều phối viên giao hàng. Nhiệm vụ của họ xoay quanh việc sắp xếp hàng hóa sao cho đúng vị trí. Điều phối viên vận tải hướng dẫn các đội lái xe, kỹ thuật viên phương tiện, nhân viên giao nhận hàng hóa, v.v. Cụ thể, công việc hàng ngày của họ bao gồm:
Điều phối viên vận tải
Tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, cấp trên liên quan đến vận tải.
Phụ trách việc tìm kiếm xe, ghi chú nơi gửi – nơi nhận hàng hóa, theo dõi tiến trình di chuyển và cập nhật thường xuyên.
Chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ những vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng như là hỏng xem hàng chuyển đi chậm,…
Tham gia đóng góp các ý kiến, gửi phản hồi của khách hàng lên cấp trên.
3. Mẹo Kinh nghiệm để Trở thành Điều phối viên Hiệu quả
Khối lượng công việc của điều phối viên rất cao và khó. Vì vậy, để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, bạn cần không ngừng hoàn thiện bản thân và tích lũy kinh nghiệm. Đối với những người mới vào nghề, có một số vấn đề cần chú ý. Kinh nghiệm điều phối hàng hóa, điều phối sự kiện hay công việc văn phòng hiệu quả như sau:
Người điều phối cần hiểu tất cả các yêu cầu liên quan đến việc điều phối. Ví dụ, để điều phối hàng hóa, bạn cần biết số lượng hàng hóa là bao nhiêu, đi đâu, khách hàng là ai và phương thức vận chuyển như thế nào? , …
Lắng nghe công việc điều phối. Rất đơn giản, đó là “năm ngón một ngón” và để các nhân viên, bộ phận khác thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế, công việc này đòi hỏi nhiều tư duy, khả năng tổ chức công việc hợp lý. Vì vậy, sự phối hợp hiệu quả đòi hỏi phải đảm bảo sự tập trung trong quá trình làm việc và tránh bị phân tâm, mất tập trung ảnh hưởng đến hiệu quả cuối cùng.
Các hoạt động phối hợp hiệu quả đòi hỏi phải có một kế hoạch làm việc chi tiết và rõ ràng trước khi bắt đầu hoạt động. Điều này rất cần thiết và quyết định kết quả cuối cùng của hoạt động phối hợp.
👉Xem thêm: Văn phòng tổng hợp là gì? Những công việc và kỹ năng cần thiết của người lao động bình thường
Mách bạn kinh nghiệm làm điều phối hiệu quả
Bài viết trên đây đã cung cấp chi tiết các thông tin liên quan đến vị trí điều phối viên là gì. Mong rằng các bạn sẽ hiểu rõ hơn về công việc, kinh nghiệm để làm điều phối hiệu quả nhất.
