Hóa đơn và bảng kê đóng gói là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động ngoại thương. Hai tệp đôi khi giống nhau, điều này có thể gây ra một số nhầm lẫn khi bạn mới bắt đầu nhập và xuất. Nhằm giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về hóa đơn và bảng kê đóng gói, hpt Consulting xin tổng hợp một số nội dung liên quan của hóa đơn và bảng kê đóng gói.
Thư mục:
1. Hóa đơn là gì.
2. Nội dung quan trọng của hóa đơn và cách lập hóa đơn.
3. Nội dung thường xảy ra sai sót khi thanh toán.
4. Vai trò của hóa đơn ngoại thương.
5. Danh sách đóng gói là gì.
6. Chức năng danh sách đóng gói.
1. Hóa đơn là gì?
Invoice là thuật ngữ chung để chỉ hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương và là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ khai báo hải quan để thanh toán, nộp thuế và khai báo hải quan. Khác với hóa đơn nội địa thông thường, hóa đơn được phát hành theo mẫu của người bán bao gồm đầy đủ các thông tin bắt buộc. Trong hoạt động ngoại thương hiện nay có hai loại hóa đơn là hóa đơn chiếu lệ (pi) và hóa đơn thương mại (ci). Hóa đơn chiếu lệ (pi) được gọi là hóa đơn chiếu lệ và có tính chất sơ bộ, không có giá trị thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua đặt hàng (po) với người bán, người bán sẽ gửi báo giá thông qua hóa đơn chiếu lệ (pi) dựa trên po, để người mua có thể nắm được giá trị ban đầu của lô hàng. Vì là sơ bộ nên số pi có thể được sửa đổi theo thỏa thuận của hai bên.
Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán giao hàng cho người mua, và người mua phải thanh toán tiền hàng, và anh ta sẽ xuất một hóa đơn thương mại (ci) gọi là hóa đơn thương mại cho người mua. Hóa đơn thương mại (ci) có tính chất pháp lý và giá trị thanh toán. Đây là cơ sở để cơ quan nhà nước xác định trị giá hàng hóa, đánh thuế và làm thủ tục hải quan.
Do tính chất pháp lý và giá trị thanh toán, hóa đơn được hiểu trong hầu hết các trường hợp là hóa đơn thương mại, thường được gọi là hóa đơn thương mại.
Xem thêm: Phân biệt Proforma và Hóa đơn thương mại
Xem thêm: Tải xuống Mẫu Hóa đơn Tham chiếu.
2. Nội dung quan trọng của hóa đơn và cách lập hóa đơn.
Ngay cả khi hóa đơn được phát hành theo hình thức của người bán, bạn phải đáp ứng một số điều sau đây:
– Tiêu đề + Số hóa đơn + Ngày:
+ Tiêu đề có thể là Hóa đơn hoặc Hóa đơn thương mại
+ Số hóa đơn có thể đứng sau số hóa đơn theo thông lệ lưu trữ hồ sơ của công ty.
+ Ngày: Phải trước hoặc trùng với ngày ký. Trong trường hợp thanh toán trước, ngày xuất hóa đơn có thể sớm hơn ngày giao hàng.
-Thông tin Người xuất khẩu (Người gửi hàng / Người bán / Người xuất khẩu) : Điền đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ của người gửi hàng / người bán / người xuất khẩu. Nếu người bán là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng là người xuất khẩu hoặc người gửi hàng trên vận đơn. Nếu người bán là thương nhân, không có giấy phép xuất khẩu và không thể xuất khẩu trực tiếp thì người đứng tên trên vận đơn và các chứng từ hàng hóa khác sẽ là người gửi hàng / người xuất khẩu. Trong trường hợp này, nếu người mua yêu cầu, hóa đơn do người bán xuất cho người mua có hai dòng, người bán là tên thương nhân và người gửi hàng / xuất khẩu là tên nhà cung cấp / chủ hàng / nhà xuất khẩu có giấy phép xuất khẩu trực tiếp .
-Thông tin Người nhập khẩu (Người nhận hàng / Người mua / Người xuất khẩu): Điền tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ của người nhận hàng / người mua / người xuất khẩu. Nếu người mua là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng là người xuất khẩu hoặc nhận hàng trên vận đơn. Nếu người mua không có giấy phép nhập khẩu và không được nhập khẩu trực tiếp, hoặc người mua là thương nhân bán hàng hóa cho người khác thì người đứng tên trên vận đơn và các chứng từ khác là người nhận hàng / người nhập khẩu, không phải người mua. Trong hóa đơn xuất cho người mua, nếu người mua yêu cầu thì người mua là tên người mua trên hợp đồng và người nhận hàng / nhập khẩu là tên người nhập khẩu trực tiếp.
-Thông tin đại diện nhập khẩu (bên thông báo): Giống như vận đơn trên, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ p>
– Tên tàu và số hành trình (vesel / voy) tại thời điểm đặt vé: Giống như trên b / l. Xin lưu ý rằng một số hãng tàu có số đặt chỗ và số vận đơn khác nhau.
-Mô tả hàng hóa: Ghi đúng tên hàng hóa trên hợp đồng và khớp với các tài liệu khác.
– Số dòng (số lượng / trọng lượng): Số lượng / số lượng quy định trong hợp đồng, khối lượng tịnh của hàng hóa. Chú ý đến số lượng, không có sai số cho trọng lượng trên hóa đơn. Số lượng và trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính trong hợp đồng. Nếu hàng hóa dễ bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, hai bên thỏa thuận trong hợp đồng rằng số lượng đích là số lượng cuối cùng và số lượng ghi trên hóa đơn là số lượng đích.
– Đơn giá: Phải có đầy đủ đơn vị tiền tệ thanh toán và các điều khoản bán hàng.
– Số lượng: Dạng số và dạng văn bản. Sau khi hợp đồng được ký kết, nếu người mua yêu cầu giảm số lượng do hàng bù, hàng khuyến mại hoặc giảm giá bán thì người bán có thể giải quyết theo hai cách. như sau để khớp với hóa đơn:
+ Cách 1: Hai bên sửa lại hợp đồng và thêm giá mới hoặc số lượng mới. Giá và số lượng trên hóa đơn sau đó sẽ thay đổi theo phụ lục trong hợp đồng. Các văn bản ban hành phải tuân theo phụ lục.
+ Cách thứ hai là giữ nguyên số lượng và / hoặc giá của hợp đồng. Không lập phụ lục, rồi người bán thể hiện khoản khấu trừ trên hóa đơn.
– Thời hạn thanh toán: Viết ngắn gọn các thông tin sau:
+ Tên ngân hàng: Ghi đầy đủ tên, chữ viết tắt và chi nhánh của ngân hàng.
+ Địa chỉ ngân hàng
+ Mã lối tắt
+ Thông tin người nhận thanh toán
+ Số tài khoản ngân hàng
3. Các lỗi thường gặp khi lập hóa đơn
Hóa đơn thương mại do người bán lập theo mẫu riêng nên trong quá trình sản xuất chắc chắn sẽ xảy ra một số sai sót dẫn đến việc điều chỉnh, tốn thời gian và công sức. Tư vấn hpt sau đây tóm tắt một số lỗi thanh toán phổ biến như sau:
– Người bán giảm giá cho người mua, nhưng trên hóa đơn không thể hiện chiết khấu, chỉ ghi tổng giá trị hóa đơn; hoặc một số khoản phí khác không phải chịu thuế nên không được ghi trên hóa đơn;
– Các điều khoản giao hàng, tên cảng xuất, cảng nhập trong Incoterms không được hiển thị;
-Do kết hợp quá nhiều sản phẩm, một số thông tin tên sản phẩm không khớp với hợp đồng và các tài liệu khác;
– Nhà xuất khẩu mua từ nhà sản xuất, bán cho nhà nhập khẩu và chỉ ghi giá họ mua từ nhà sản xuất, không ghi giá họ bán cho nhà nhập khẩu trên hóa đơn;
Ngoài ra, đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, việc phát hành hóa đơn thương mại cũng có một số sai sót như ghi sai tên, địa chỉ người thụ hưởng, đối chiếu giữa người phát hành L / C và L / C, người phát hành và người ghi trên L / C. Người khác nhau, số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng số tiền trên hóa đơn không khớp với thư tín dụng, số hóa đơn không đáp ứng quy định .. .
Để tránh những sai sót như vậy, nhà xuất khẩu phải kiểm tra với nhà nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ, luật sư để kiểm tra những thông tin cần ghi trong hóa đơn thương mại trước khi vận chuyển và xuất hóa đơn.
Xem thêm: Dịch vụ Luật sư Nội bộ tại hpt Consulting
4. Vai trò của hóa đơn trong hoạt động ngoại thương
Chức năng cơ bản của các loại hóa đơn khác nhau, bao gồm cả hóa đơn, được sử dụng để thanh toán giữa người mua và người bán, nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu và là cơ sở để cả hai bên thanh toán. Ngoài ra, trong hoạt động ngoại thương, hóa đơn còn là căn cứ để tính thuế xuất nhập khẩu, là căn cứ để các bên đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và các chứng từ khác. và thủ tục xuất khẩu.
5. Danh sách đóng gói là gì?
Bảng kê đóng gói, giống như hóa đơn, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Danh sách đóng gói hay còn gọi là danh sách đóng gói / danh sách / danh sách chi tiết hàng hóa thể hiện rõ ràng những gì người bán bán cho người mua trên danh sách đóng gói, người mua có thể kiểm tra và đối chiếu xem có phù hợp không. đặt hoặc không. Thông thường, một phiếu đóng gói chỉ hiển thị số lượng của mặt hàng, cách nó được đóng gói và không bao gồm giá trị vận chuyển. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, phiếu đóng gói và hóa đơn được sử dụng cùng nhau. Hiện nay, có 3 loại bảng kê đóng gói bao gồm: bảng kê chi tiết; danh sách đóng gói neutrai (danh sách đóng gói trung tính) và phiếu đóng gói kèm danh sách trọng lượng.
Xem thêm: Tải xuống danh sách đóng gói mẫu để tham khảo
6. Chức năng danh sách đóng gói.
Nếu hóa đơn là chứng từ thể hiện giá trị của hàng hóa thì danh sách đóng gói là tài liệu mà khi nhìn vào, bạn sẽ biết được hàng hóa được đóng gói như thế nào, điều này giúp ích cho người bán, người mua hoặc bên thứ ba. Ba người này có thể tính toán khối lượng hàng hóa trong container đó là bao nhiêu, trọng lượng bao nhiêu, cách sắp xếp phương tiện vận chuyển và thời gian dỡ hàng dự kiến là bao nhiêu, từ đó tính được số lượng hàng hóa. Có thể dỡ hàng trong vòng 1 ngày và nhiều vấn đề khác.
Hóa đơn là gì?
Hỏi đáp: 0935.434.068 – 0935.068 .683 – 0935.564.068
hpt Consulting Ltd.
Tầng 4, tòa nhà evn, số 145, đường Xô Viết Nghệ Trấn, khu Khuê Trung, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng