kick off có nghĩa là bắt đầu hoặc khởi chạy theo từ điển tiếng Anh. Vậy, cuộc họp khởi động là gì và làm thế nào để hiểu nó khi được sử dụng trong bối cảnh kinh doanh chung, đặc biệt là quản lý dự án pmp®?
Cuộc họp khởi động dự án là gì? Ghi chú
Dự án Cuộc họp khởi động?
Khởi động dự án được hiểu là phần Khởi động dự án . Trong pmp, cuộc họp khởi động dự án không phải là cuộc họp khởi động dự án, nhưng cuộc họp khởi động dự án thường bao gồm lập kế hoạch kết thúc và bắt đầu thực hiện. (thực hiện). Đây là một phần quan trọng trong tổng quan kinh doanh của dự án sắp tới, mục đích của nó là truyền đạt các mục tiêu của dự án, đạt được cam kết của nhóm đối với dự án và nêu rõ vai trò và trách nhiệm của nhóm dự án, cũng như trách nhiệm của tất cả các bên. có liên quan. Các cuộc họp khởi động có thể được tổ chức vào các thời điểm khác nhau tùy thuộc vào tính chất của dự án:
- Đối với các dự án nhỏ , thường chỉ có một nhóm chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện. Trong trường hợp này, cuộc họp khởi động dự án diễn ra sau khi khởi tạo , trong nhóm quy trình lập kế hoạch (lập kế hoạch) vì nhóm có liên quan
- Đối với các dự án lớn , nhóm quản lý dự án thường thực hiện hầu hết việc lập kế hoạch; khi lập kế hoạch ban đầu hoàn thành, khi bắt đầu phát triển / thực hiện, các thành viên khác của nhóm dự án sẽ được bao gồm / thuê. Trong trường hợp này, cuộc họp khởi động dự án được tổ chức cùng với các quy trình trong nhóm quy trình thực thi (thực thi) .
- Thông thường, một dự án nhiều giai đoạn sẽ bao gồm một cuộc họp khởi động cho mỗi giai đoạn khi bắt đầu.
Mục đích của việc bắt đầu dự án cuộc họp
Nói chung, một cuộc họp khởi động dự án nên được tổ chức trước khi hoàn thành kế hoạch quản lý dự án phát triển và bắt đầu thực hiện dự án. Bắt đầu Hội nghị). Đây là cuộc họp của các bên liên quan chính của dự án (khách hàng, nhà cung cấp, nhóm dự án, quản lý cấp cao, quản lý chức năng và nhà tài trợ). Mục đích của cuộc họp này là để thông báo về việc bắt đầu thực hiện dự án, để đảm bảo mọi người đều nắm rõ các chi tiết của dự án – bao gồm các mục tiêu của dự án và vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan – và đảm bảo cam kết của mọi người đối với dự án. Nói cách khác, các cuộc họp được lên lịch để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang có cùng sự hiểu biết về các mục tiêu của dự án. Ngoài việc giới thiệu những người liên quan đến dự án, cuộc họp cũng có thể xem xét các mục như cột mốc của dự án, rủi ro của dự án, kế hoạch quản lý truyền thông và lịch họp.
Lợi ích của cuộc họp khởi động dự án
Lợi ích của việc bắt đầu chương trình họp bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- Giúp tất cả các thành viên hiểu nhau
- Giúp tất cả các thành viên hiểu các mục tiêu của dự án
- Hiểu vai trò và trách nhiệm của họ với các bên liên quan
- Nhận được chìa khóa Sự đồng thuận và cam kết của các bên liên quan để tăng khả năng thành công của dự án
- Hiểu quyền hạn của người quản lý dự án đối với dự án (đối với một số bên liên quan không xác định) đồng thời thể hiện kỹ năng lãnh đạo của người quản lý dự án
- Giúp đỡ nhóm dự án và các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu dự án và kế hoạch quản lý dự án, bao gồm phạm vi, lịch trình / cột mốc quan trọng, ngân sách, giả định, ràng buộc, v.v. Đối với các dự án nhỏ, nó giúp nhóm dự án hiểu được kế hoạch quản lý dự án ban đầu. Đầu tiên vì trong một dự án nhỏ, cuộc họp khởi động dự án được tổ chức sau khi khởi tạo trong nhóm quy trình lập kế hoạch (lập kế hoạch) . Đối với các dự án lớn, nó giúp nhóm dự án hiểu được kế hoạch quản lý dự án chi tiết, vì hầu hết kế hoạch đã được hoàn thành, cuộc họp khởi động dự án được tổ chức với quy trình trong nhóm quy trình. (Thực hiện) .
- Giúp người quản lý dự án thu hút được sự ủng hộ từ các bên liên quan chính
- là cơ hội để tất cả các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và nhận mô tả dự án
- Giúp mọi người ở trên cùng một trang với cùng hiểu biết về dự án.
Trình tự các bước để bắt đầu thành công một dự án cuộc họp
-
Bước 1: Chuẩn bị cho cuộc họp
- Để cuộc họp khởi động dự án thành công, hãy chọn nội dung chính để mọi người thảo luận khi bắt đầu. Nội dung này cần được gửi cho tất cả những người tham dự trước khi tham dự cuộc họp này. Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của từng doanh nghiệp và từng dự án, việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trước 24 giờ hoặc vài ngày trong tuần.
- Cần thiết lập chương trình làm việc cho cuộc họp dự án. Cuộc họp khởi động, có thể bao gồm các nội dung sau:
- Giới thiệu dự án và lý do nó ra đời
- Mục tiêu dự án
- vi dự án
- Lịch trình các mốc quan trọng
- Ngân sách Dự án
- Chất lượng Dự án
- Mức độ liên quan của Nhóm Dự án và các bên liên quan
- Truyền thông Dự án
- Rủi ro Dự án
- Các giả định và ràng buộc
- Thông tin bổ sung về dự án
- Câu hỏi và câu trả lời
-
Bước 2: Bắt đầu cuộc họp khởi động dự án
- Buổi họp khởi động dự án được khởi động bằng các tiết mục văn nghệ, trò chơi tập thể, tổ chức team building, mini game,… tạo không khí thoải mái, dễ chịu và thú vị cho các thành viên tham dự. Hãy sáng tạo và tận dụng tối đa cuộc họp của bạn.
- Xây dựng các quy tắc cơ bản để cuộc họp diễn ra hiệu quả
- Giới thiệu lý do tổ chức cuộc họp, nội dung cuộc họp, chương trình họp (chương trình) và các vấn đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp
-
Bước 3: Tổ chức cuộc họp khởi động dự án
- Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần dẫn dắt và dẫn dắt các cuộc họp, trừ khi sếp hoặc nhà tài trợ của bạn muốn đảm nhiệm vai trò đó.
- Bạn sẽ giới thiệu ngắn gọn. Bản tóm tắt điều lệ dự án bao gồm các thông tin như mục tiêu dự án, phạm vi cấp cao, các giả định và ràng buộc cấp cao, các mốc quan trọng, ngân sách dự án, rủi ro cấp cao và lý do phát sinh dự án.
- Lần lượt trao đổi thông tin về kế hoạch quản lý dự án bao gồm mục tiêu và phạm vi dự án, các mốc quan trọng, ngân sách dự án, chất lượng dự án, nhóm dự án và các bên liên quan, truyền thông dự án, rủi ro dự án, giả định và ràng buộc.
- Các kỳ vọng và mức độ cần được xác định rõ ràng với sự hỗ trợ của các bên liên quan, đặc biệt là các bên liên quan chính. Ví dụ, họ cần đạt được những mục tiêu gì, thông tin nào cần thiết trong dự án, tần suất họ nên báo cáo hàng tuần, hai tuần hoặc hàng tháng … và tìm cách tăng cường hỗ trợ từ các bên liên quan chính để đạt được sự đồng thuận và cam kết tăng khả năng thành công của dự án.
-
Bước 4: Kết thúc Cuộc họp Khởi động Dự án
- Cuộc họp có thể kết thúc bằng phần hỏi đáp để làm rõ bất kỳ thông tin nào mà các bên liên quan có thắc mắc.
- Kết thúc cuộc họp bằng biên bản. Các cuộc họp (MOM – biên bản cuộc họp) và tất cả các thông tin cần thiết, bao gồm ít nhất kế hoạch hành động, người chịu trách nhiệm, thời hạn cho mỗi kế hoạch hành động.
- Gửi biên bản cuộc họp cho tất cả các bên liên quan có liên quan.
Các công cụ ảo đôi khi được sử dụng để bắt đầu các dự án họp nếu các thành viên không thể lên lịch tham gia tại cùng một địa điểm. Các công cụ có thể được sử dụng bao gồm, nhưng không giới hạn ở, hội nghị truyền hình, hội thảo trên web, skype, v.v., nhưng các cuộc họp trực tiếp vẫn mang lại hiệu quả cao nhất.
Trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn thông tin về Khởi động dự án , hy vọng sẽ giúp ích cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Các cá nhân hoặc doanh nghiệp có thêm thắc mắc vui lòng liên hệ với Viện quản lý dự án Atoha để được tư vấn và hỗ trợ qua đường dây nóng 0707 666 866 .
Học viện Quản lý Dự án atoha – chìa khóa để quản lý dự án chuyên nghiệp.
Xem thêm
Giới thiệu về pmp®
Bài tập quản lý dự án là gì?
Kế hoạch quản lý dự án là gì? – Kế hoạch quản lý dự án là gì?
ul>