1. Chúng ta cùng tìm hiểu xem hàng tồn kho trong tiếng anh là gì?
Kiểm kê hàng hóa trong tiếng Anh được gọi là kiểm kê, là một trong những hình thức kiểm toán không phải là chứng từ. Phương pháp kiểm toán phi tài liệu là những phương pháp mà kiểm toán viên không có cơ sở dữ liệu và phải sử dụng một số phương pháp thích hợp để tạo ra bằng chứng kiểm toán. Kiểm kê là phương pháp tiến hành kiểm tra tại chỗ tài sản trong kho, két để cung cấp bằng chứng về sự tồn tại, tình trạng, số lượng và giá trị có thể có của chúng.
Kiểm kê là hình thức kiểm tra tại chỗ hàng hóa, tài sản trong kho, két sắt nhằm đưa ra bằng chứng về sự tồn tại hoặc tình trạng của tài sản, số lượng và giá trị của tài sản. Kiểm kê hàng hóa không chỉ có lợi cho kiểm toán viên trong việc kiểm tra tài sản thực tế mà còn quan sát hoạt động của các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn kiểm kê và thu thập bằng chứng kiểm toán về tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
2. Tại sao bạn cần kiểm kê và phương pháp kiểm kê
2.1. Tại sao bạn cần kiểm kê sản phẩm
Khi đếm sản phẩm liên tục và thường xuyên sẽ giúp người bán nắm được số lượng sản phẩm, mã hàng, sản phẩm sắp hết hạn sử dụng hoặc có thể hết hạn sử dụng để nhanh chóng đưa ra các biện pháp bán hàng. Ngoài ra, chi phí lưu kho và chi phí nhân công được tiết kiệm, không gian lưu trữ trong kho được giải phóng. Tìm ra khoảng cách giữa cuốn sách và thực tế kịp thời và có những biện pháp chính xác. Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của công ty cho các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư nhiều loại pallet cho các sản phẩm có kích thước và khối lượng lớn để thuận tiện cho việc quản lý và sắp xếp kho hàng.
2.2. Một số phương pháp kiểm kê
2.2.1. Kiểm kê theo kế hoạch ngày, tuần và tháng
Đây là phương pháp kiểm kê cung cấp kết quả chính xác nhất và được cập nhật liên tục để đảm bảo các lỗi ngày được xử lý khi được phát hiện. Phương pháp này phù hợp với những sản phẩm có giá trị lớn, đơn vị lắp đặt, máy móc thiết bị,… giúp người quản lý dễ dàng xác định được hàng hóa thiếu hoặc lệch lạc, mã hàng đang kinh doanh tốt. Các kế hoạch vô hiệu kinh doanh để dỡ hàng nhanh chóng.
2.2.2. Kiểm kê mặt hàng theo thời kỳ
Theo kế hoạch kinh doanh, việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Đây là phương pháp được nhiều cơ sở, doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng lớn các mặt hàng có nhiều mã hàng, giá trị sản phẩm thấp, nhiều chủng loại mặt hàng, sản phẩm.
Người quản lý không tốn quá nhiều thời gian và công sức cho việc kiểm đếm khoảng không quảng cáo thường xuyên mà chỉ thực hiện vào những thời điểm đã lên lịch, giúp tiết kiệm tài nguyên. Tuy nhiên, trong khi khả năng nắm bắt thông tin chính xác về hàng tồn kho sẽ giảm đi đáng kể, đồng thời cũng có nhiều hạn chế, khiến việc phát hiện sai rất khó kiểm soát. Không chỉ vậy, còn có các biện pháp khác để kiểm kê hàng hóa như theo mã hàng, theo nhóm hàng hoặc kiểm tra khi phát hiện sai sót trong quản lý, xuất nhập hàng hóa. Tùy vào việc lập kế hoạch là một tiêu chí riêng trong doanh nghiệp nên sẽ áp dụng việc lập kế hoạch tốt nhất trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
2.2.3. Kiểm kê hàng hóa thông qua phần mềm quản lý phân phối
Hàng tồn kho được quản lý bằng phần mềm hệ thống phân phối dms với báo cáo tức thời về số lượng hàng hóa, doanh số, vị trí tuyến đường của nhân viên bán hàng thông qua thiết bị di động kết nối mạng 3g, wifi và bản đồ số tích hợp. Quản lý thời gian thực lịch điều dưỡng nhân viên kinh doanh, thời gian điều dưỡng, hiển thị hình ảnh, thông tin cửa hàng. Hỗ trợ tối đa cho quá trình bán hàng, quản lý phạm vi cho phép của đội ngũ bán hàng trong lãnh thổ. Quản lý các chương trình khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng, theo dõi các lô hàng của khách hàng và quản lý ngay lập tức các khoản nợ dựa trên thời điểm phát sinh. Các cập nhật liên quan đến tình hình công nợ, hàng hóa, .. sẽ được thực hiện qua máy tính bảng tại thời điểm bán hàng.
Quản lý tình hình kinh doanh của nhà phân phối, cửa hàng, đại lý, hình ảnh sản phẩm trưng bày, bảng hiệu. Kiểm kê kho, hàng công ty và lấy số liệu công nợ hiện tại. Giúp tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý trưng bày trong cửa hàng, nhận thông báo tức thì, cập nhật chính sách bán hàng, khuyến mãi, giảm giá. Bán hàng được phép có thể tự động giới thiệu, giới thiệu khách hàng và tối ưu hóa tọa độ khách hàng để thu thập thêm thông tin về đối thủ cạnh tranh.
Xem ngay: 10 Nguyên tắc Hàng đầu để Trưng bày Sản phẩm Bất biến!
3. Quy trình kiểm kê như thế nào?
3.1. Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết
Người quản lý phải xây dựng kế hoạch cụ thể và chi tiết và giao cho các chủ sở hữu có liên quan để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quá trình. Những người chịu trách nhiệm là: quản trị kho, quản trị kho, kế toán kho. Bảng kiểm kê cần có đủ chủng loại, bao gồm diện tích, tên mặt hàng, mã hàng, số lượng thực tế, nhận xét của bộ phận kiểm đếm, báo cáo của bộ phận kiểm đếm và số lượng nhận xét.
3.2. Thống kê và báo cáo
Theo sự phân công của người quản lý, thống kê tất cả các lĩnh vực phụ trách, đối chiếu số lượng thực tế và ghi chép sổ sách, cập nhật hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, tồn kho lớn. Nếu có đủ nhân lực thì cần thực hiện theo nguyên tắc 2 người, đồng thời cần kiểm kê khu vực kho và ghi số liệu độc lập để tối đa hóa tính khách quan và chính xác. Đối chiếu kết quả ghi trên sổ sách kế toán với kết quả kiểm kê hàng hoá thực tế, nếu có chênh lệch phải báo cáo cấp trên ngay và giải trình. Tiếp theo, cập nhật kết quả dữ liệu sổ sách thực tế.
3.3. Tìm hiểu lý do cho sự khác biệt
Sau khi hồ sơ kiểm kê hoàn tất, nhân viên sẽ lưu trữ một bản sao kết quả và gửi báo cáo cho ban quản lý trong một tài liệu mà các bên liên quan sẽ ký tên để hoàn tất quy trình. Tuy nhiên, trong các trường hợp sai lệch, các nhà quản lý cần xác định nguyên nhân của sai sót, cải tiến quy trình, tiến hành đào tạo hoặc có hành động nếu phát hiện gian lận hoặc trộm cắp. giải pháp kịp thời.
Trên đây timviec365.vn vừa giới thiệu đến bạn khái niệm Bản kiểm kê tiếng Anh là gì cũng như phương pháp và quy trình. Kiểm kê một cách hiệu quả và đơn giản Nếu thấy bài viết của chúng tôi thực sự hữu ích, đừng quên tích cực chia sẻ và bình luận, hẹn gặp lại bạn trong những số tiếp theo có nội dung hấp dẫn.