Trong thời đại kỹ thuật số, công việc từ xa nói chung và các công việc liên quan đến nhập liệu nói riêng trở nên “hot” hơn bao giờ hết. Thoạt nhìn, bạn sẽ nghĩ công việc này rất đơn giản và nhàm chán – chỉ cần sao chép dữ liệu từ giấy vào một tệp dữ liệu.
Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu không đơn giản như vậy. Vì vậy, nhập dữ liệu là gì và người nhập dữ liệu làm gì ? Cùng nhau tìm hiểu tất tần tật về các công việc nhập liệu tại nhà nhé!
Người nhập dữ liệu làm gì?
Nhân viên nhập dữ liệu, hay như họ được biết đến trong ngành là kế toán nhập dữ liệu, là những cá nhân được đào tạo bài bản về nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu và doanh nghiệp.
Thật không dễ dàng và nhàm chán, ngược lại, một nhân viên nhập liệu cần có kiến thức chuyên môn và các kỹ năng liên quan của bạn để làm tốt công việc.
Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải có óc tổ chức và cực kỳ tập trung. Một kho dữ liệu sai thông tin có thể gây ra rất nhiều rắc rối sau này.
Công việc nhập dữ liệu là gì?
Công việc của một người nhập liệu đòi hỏi các kỹ năng chuyên môn cũng như các kỹ năng khác. Vậy các công việc cụ thể của công việc nhập liệu là gì và quy trình ra sao? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu nhé!
Các bước nhập chính
Bước 1: Nhập dữ liệu có liên quan
Sau khi nhận được một loạt dữ liệu giấy từ các báo cáo số liệu và dữ liệu tương ứng, nhân viên nhập liệu sẽ dựa vào tài liệu nguồn để nhập dữ liệu và cơ sở dữ liệu máy tính, các văn bản, biểu mẫu theo quy định.
Dữ liệu được trình bày đôi khi không được trình bày một cách mạch lạc và rõ ràng. Nếu bạn tiếp tục nhập dữ liệu theo cách truyền thống bị xáo trộn dữ liệu thì công việc nhập dữ liệu sẽ trở nên khó khăn hơn.
Do đó, nhân viên nhập dữ liệu đôi khi phải hợp nhất và sắp xếp lại dữ liệu trong tài liệu nguồn để đảm bảo rằng thông tin đã nhập đáp ứng các yêu cầu đã chỉ định.
Bước 2: Chuyển công việc cho nhân viên tiếp theo
Sau khi nhập dữ liệu ở bước đầu tiên hoàn thành, dữ liệu sẽ tiếp tục được bàn giao cho nhân viên nhập dữ liệu thứ hai, tại bước này, nhân viên nhập dữ liệu sẽ tiếp tục phân nhánh tập dữ liệu theo con – mẹ. cấu trúc một cách chính xác và có hệ thống.
Giai đoạn đầu vào này yêu cầu khả năng phân tích và tổ chức, sắp xếp và cấu trúc thông tin nhận được. Họ cũng sẽ là người kiểm tra lỗi từ thông tin dữ liệu gốc để tiếp tục gán dữ liệu theo cấu trúc con – mẹ.
Bước 3: Lỗi so sánh
Bước cuối cùng của quá trình nhập dữ liệu sẽ do người nhập dữ liệu thứ ba chịu trách nhiệm. Ở giai đoạn này, họ có nhiệm vụ so sánh lỗi của hai quá trình nhập dữ liệu đầu tiên. Nếu không có lỗi, công việc của nhân viên nhập dữ liệu đã hoàn thành và có thể chuyển sang dự án nhập dữ liệu khác.
Ngoài ra, nhân viên nhập dữ liệu ở Bước 3 cũng phải xác thực dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu nếu cần. Các thông tin dữ liệu được nhập vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp.
Vì vậy nếu không xác minh kỹ lưỡng rất dễ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Biểu mẫu nhập
Có thể nói, công việc của những người làm công việc nhập liệu rất đa dạng tại nơi làm việc. Dưới đây là ba hình thức đầu vào phổ biến nhất:
- Người nhập dữ liệu tại nhà: Bạn có thể nhập dữ liệu hoàn toàn từ nhà. Tất cả những gì bạn cần là một chiếc máy tính xách tay, internet ổn định để làm việc từ xa và được giám sát bởi một doanh nghiệp.
- Nhân sự nhập dữ liệu của công ty: Có thể cho rằng đây là một hình thức nhập không phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn chắc chắn đó là một công việc chính thức và muốn gắn bó lâu dài để tiến xa hơn trong sự nghiệp của mình thì việc nhập dữ liệu vào một công ty là một ý tưởng tuyệt vời!
- Kết hợp trực tuyến và ngoại tuyến: Đây là phương thức nhập liệu cực kỳ linh hoạt dành cho những sinh viên muốn tích lũy thêm kinh nghiệm trong công ty mà vẫn có thời gian học hỏi và làm việc khác. .
Kỹ năng cần thiết cho nhân viên nhập dữ liệu
Nhân viên nhập liệu không chỉ dừng lại ở việc nhập dữ liệu một cách máy móc mà còn cần có những kỹ năng nhất định để phù hợp với công việc:
Kỹ năng tổ chức
Công việc của nhân viên nhập liệu bao gồm nhập dữ liệu, kiểm tra lỗi, phân phối dữ liệu theo cấu trúc mẹ – con; cập nhật, xác thực và sửa dữ liệu.
Do đó, họ phải là những người có tính tổ chức cao để sắp xếp từng bước trong quy trình một cách trơn tru nhất.
Kỹ năng Máy tính
Ngay từ cái tên, bạn chắc chắn biết rằng công việc này đòi hỏi bạn phải sử dụng các công cụ xử lý văn bản và bảng tính ms office excel, word, …
Do đó, bạn cần có một số kỹ năng máy tính để nhập dữ liệu trơn tru và dễ dàng hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên nhập liệu không chỉ cần sử dụng máy móc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp để trao đổi thông tin với khách hàng. Dựa trên thông tin nhận được, bạn có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin một cách hợp lý.
Tìm hiểu thêm: Giao tiếp hiện tại của bạn có hiệu quả không?
Chú ý
Công việc nhập dữ liệu liên quan đến rất nhiều thông tin, dữ liệu, con số khác nhau. Ngoài ra, công việc lặp đi lặp lại liên tục đòi hỏi sự tập trung cao độ của các nhân viên nhập liệu.
Chi tiết, chi tiết
Dữ liệu doanh nghiệp nhỏ, đôi khi là các tệp dữ liệu với hàng trăm hoặc hàng nghìn phần thông tin khác nhau. Để nhập liệu chính xác và rõ ràng, mọi thao tác của nhân viên nhập liệu cần phải tỉ mỉ.
Cơ hội việc làm chớp nhoáng
Không cần tìm kiếm quá xa, glints đã tổng hợp các công việc nhập dữ liệu tại nhà và ngoại tuyến, vì vậy bạn có thể thử tại địa điểm này.
Bạn có thể tìm thông tin tại đây để mở ra cơ hội trong tương lai cho chính mình:
Tác giả