Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh đã trở thành nhu cầu cấp thiết. Ngành kinh doanh khách sạn cũng không ngoại lệ.
Nhiều khách sạn đã ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý vận hành khách sạn và đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, bên cạnh đó, có rất nhiều khách sạn chưa được sử dụng. Nguyên nhân chính là do họ chưa hiểu hết về phần mềm cũng như những lợi ích mà nó mang lại.
Trong các bài viết sau, ezcloud sẽ giúp bạn hiểu: Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Có cần thiết phải sử dụng nó không? Các tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm phù hợp.
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn ezcloudhotel
Phần mềm quản lý khách sạn (tên tiếng anh là pms-property management system) là phần mềm phục vụ hoạt động quản lý khách sạn, với các chức năng cơ bản: quản lý lễ tân, quản lý buồng phòng, quản lý báo cáo, quản lý kênh phân phối, kết nối khóa từ, Quản lý từ xa. ..
Phần mềm quản lý khách sạn được rao vặt
Phần mềm quản lý khách sạn được phân loại theo nhiều cách. Tuy nhiên, theo yếu tố kỹ thuật, nó có thể được chia thành hai loại:
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Do đó, khách sạn bắt buộc phải đầu tư máy chủ và duy trì đội ngũ vận hành, bảo trì hệ thống.
- Phần mềm quản lý khách sạn sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Đám mây (Cloud): Lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của nhà cung cấp. Do đó, các khách sạn không cần đầu tư máy chủ và thuê đội IT vận hành, bảo trì hệ thống. Ngoài ra, nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, người quản lý có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi bằng mọi thiết bị, miễn là có kết nối Internet.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý khách sạn?
# 1. Giúp nhân viên kiểm tra và trả phòng nhanh hơn và chính xác hơn
Một trong những vấn đề khó chịu nhất đối với khách hàng khi đến khách sạn là quá trình nhận và trả phòng chậm. Hãy tưởng tượng một khách hàng muốn có thể làm thủ tục nhanh chóng và nghỉ ngơi sau một chuyến bay dài.
Tuy nhiên, đôi khi thật khó để đổ lỗi cho đội lễ tân vì họ phải tiếp rất nhiều khách hàng. Phần mềm quản lý khách sạn với khả năng quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Cụ thể, phần mềm sẽ giúp nhân viên nhận phòng, trả phòng, … nhanh chóng và chính xác hơn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng đồng thời nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của họ. khách sạn.
# 2. Giúp tăng công suất phòng
Nỗi sợ hãi lớn nhất đối với mọi khách sạn là không thể bán được phòng, đặc biệt là trong thời đại ngày càng cạnh tranh như hiện nay. Để tăng cơ hội bán được nhiều phòng hơn, các khách sạn đã ráo riết chạy đua bán phòng trên kênh ota.
Đây là một chiến lược tốt, nhưng có thể khó quản lý với quá nhiều kênh. Bạn sẽ phải vào từng kênh để đăng bán cũng như chốt phòng.
Điều này thật lãng phí thời gian và công sức mà không có tác dụng gì. Phần mềm quản lý với khả năng quản lý kênh phân phối sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Sử dụng hệ thống này, bạn có thể dễ dàng liệt kê các phòng cần bán trên tất cả các kênh chỉ với một vài cú nhấp chuột.
# 3. Đừng lo lắng về việc đặt trước quá nhiều
Một trong những vấn đề lớn nhất mà nhiều người quản lý gặp phải khi bán phòng trên kênh ota là đặt trước quá nhiều. Để tránh điều này, các khách sạn phải thường xuyên cập nhật số lượng phòng trống cho từng kênh ota.
Đây là một nhiệm vụ rất tốn thời gian và không hiệu quả, vì không đảm bảo tính kịp thời. Do đó, việc đặt trước quá nhiều vẫn thường xuyên xảy ra. Với tính năng tự động cập nhật tình trạng phòng trống, tính năng quản lý kênh phân phối của phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này.
Cụ thể, mỗi khi có khách đặt trước, hệ thống sẽ tự động khấu trừ số lượng phòng trống hiện tại, sau đó công bố số lượng phòng trống cập nhật lên tất cả các kênh bán ota.
Hệ thống quản lý kênh phân phối phần mềm quản lý khách sạn
# 4. Tiết kiệm thời gian trong bộ phận buồng phòng
Sạch sẽ vẫn là tiêu chí quan trọng nhất đối với những khách hàng đến với khách sạn. Điều này cho thấy vai trò của bộ phận housekeeping quan trọng như thế nào. Mặc dù công việc chính của những người quản gia là dọn dẹp và vệ sinh phòng nhưng các nghiên cứu chỉ ra rằng họ phải dành 10-15% thời gian để tìm kiếm những căn phòng cần dọn dẹp và vệ sinh.
Đây là một sự lãng phí thời gian không cần thiết. Một phần mềm quản lý khách sạn có chức năng quản lý phòng sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Với tính năng này, nhân viên có thể dễ dàng xem tình trạng phòng (sạch hay bẩn), phòng nào cần dọn, nhân viên nào sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp …
# 5. Đảm bảo tính chính xác của báo cáo
Trong kinh doanh, báo cáo là điều cần thiết vì người quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên báo cáo. Để đảm bảo tính chính xác của việc ra quyết định, việc báo cáo cần phải rất chính xác. Tuy nhiên, nếu việc báo cáo được thực hiện thủ công bởi nhân viên dựa trên sổ sách kế toán thì yêu cầu này khó có thể được đáp ứng.
Với khối lượng công việc lớn như vậy, việc ghi chép, tính toán sai rất dễ xảy ra, chưa kể nhân viên có thể gian lận khi lập báo cáo. Phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng vì khả năng tính toán của máy tính nhanh hơn và chính xác hơn con người.
# 6. Tránh mất mát
Phòng ngừa gian lận và tránh thất thoát là một tình huống khó xử đối với nhiều chủ khách sạn, đặc biệt là những người không có mặt tại khách sạn thường xuyên. Giải pháp cho vấn đề này là chức năng kết nối khóa từ của phần mềm quản lý khách sạn.
Khi khách sạn sử dụng khóa từ, khách hàng chỉ có thể vào phòng nếu phần mềm tạo mã (chìa khóa). Do đó, nhân viên khi nhận phòng phải nhập thông tin vào phần mềm để tạo chìa khóa cho khách. Với giải pháp này, nhân viên rất khó gian lận giá phòng.
# 7. Cho phép quản trị từ xa
Người quản lý có thể không phải lúc nào cũng ở khách sạn. Nhiều người phải thường xuyên đi công tác hoặc thỉnh thoảng phải nghỉ ngơi bên gia đình và bạn bè.
Tuy nhiên, họ vẫn muốn bám sát hoạt động của khách sạn để đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Phần mềm có khả năng quản lý từ xa sẽ đáp ứng được nhu cầu này.
Với tính năng này, người quản lý có thể truy cập phần mềm từ mọi thiết bị (điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính bảng …) miễn là có kết nối internet.
Phần mềm quản lý khách sạn có thể truy cập từ xa
# 8. Giúp giảm chi phí nhân sự
Với sự trợ giúp của phần mềm, năng suất của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể. Ngoài ra, rất nhiều công việc thủ công sẽ bị loại bỏ. Ví dụ: cập nhật tính khả dụng của kênh ota, thanh toán, lập báo cáo …
Do đó, các khách sạn có thể cắt giảm chi phí nhân sự. Rõ ràng, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là một khoản đầu tư mang lại hiệu quả về lâu dài.
Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
# 1. Dễ sử dụng
Điều này rất dễ hiểu. Nếu phần mềm quá phức tạp, sẽ mất thời gian để đào tạo nhân viên học cách sử dụng nó. Ngoài ra, khi sử dụng, nhân viên rất dễ mắc sai sót.
Bạn cần nhớ rằng phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế để giúp đơn giản hóa việc quản lý và kinh doanh khách sạn. Vì vậy, sẽ không có ý nghĩa gì nếu phần mềm quá khó sử dụng. Đó là lý do tại sao dễ sử dụng là tiêu chí số một khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn.
# 2. Dễ dàng mở rộng
Mở rộng quy mô kinh doanh là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Nếu bạn kinh doanh khách sạn, bạn cũng có thể muốn có thể mở rộng số lượng phòng, dịch vụ khách sạn và thậm chí các chi nhánh khác để tạo thành một chuỗi khách sạn. Điều này sẽ mang lại cho khách sạn lợi thế về quy mô.
Và mỗi khi mở rộng khách sạn như thế này, bạn có phải thay đổi lại phần mềm vì phần mềm hiện tại không đáp ứng được yêu cầu không? Với những dữ liệu quan trọng của khách sạn, việc thay đổi này không hề đơn giản. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi nhà cung cấp xem phần mềm đó có thể đáp ứng được nhu cầu của khách sạn khi mở rộng quy mô không.
# 3. Sử dụng công nghệ mới nhất
Trong thời đại 4.0 hiện nay, công nghệ đóng vai trò quyết định đảm bảo sự thành bại của mọi doanh nghiệp. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, nếu bạn không muốn bị tụt lại phía sau đối thủ, hãy đảm bảo phần mềm đó có công nghệ mới nhất hiện nay.
# 4. Bảo mật tốt
Trong kinh doanh khách sạn, dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Việc mất dữ liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi nhà cung cấp: họ làm gì với dữ liệu khách sạn? Dữ liệu của bạn có an toàn không? Bao lâu để sao lưu?
Bảo mật dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
# 5. Truy cập từ xa
Nếu bạn đi công tác nhiều nhưng muốn nắm bắt được tình hình hoạt động của khách sạn thì bạn cần một phần mềm quản lý có chức năng quản lý từ xa.
Khi chọn phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi nhà cung cấp xem phần mềm của họ có cho phép truy cập từ xa không, có yêu cầu kết nối internet để sử dụng bất kỳ thiết bị điện tử nào (laptop, smartphone, tablet …) không?
# 6. Tính năng báo cáo
Báo cáo là một tính năng cực kỳ quan trọng của phần mềm quản lý khách sạn. Nhờ những số liệu thống kê trong báo cáo, người quản lý mới có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác. Vì vậy, bạn cần chọn phần mềm có khả năng báo cáo chi tiết và chính xác.
# 7. Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng tốt
Trong quá trình sử dụng, phần mềm chắc chắn sẽ gặp lỗi. Điều này là không thể tránh khỏi đối với các sản phẩm phần mềm. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần rất nhiều sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Các nhà cung cấp có uy tín hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo hoạt động kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn.
# 8. Tích hợp dễ dàng với các bên thứ 3
Trong quá trình hoạt động, các khách sạn cần tích hợp phần cứng và phần mềm của bên thứ ba vào phần mềm quản lý khách sạn để nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Chẳng hạn như từ khóa, chẳng hạn như từ khóa. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, hãy hỏi xem nhà cung cấp có tương thích với phần cứng của khách sạn không? Nếu nó không tương thích thì bạn cần xem xét lại nếu không muốn đầu tư lại phần cứng.
# 9. Giá
Cuối cùng, đó là yếu tố giá cả. Hãy xem mức giá mà nhà cung cấp đưa ra đã thực sự hợp lý chưa? Đảm bảo rằng giá cả là lợi tức đầu tư cho khách sạn.
Bạn cần cân nhắc giá cả và giá trị của phần mềm quản lý khách sạn
Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về phần mềm quản lý khách sạn và lý do bạn nên đầu tư vào phần mềm này. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý khách sạn, hãy thử cung cấp của ezcloud.
- ezcloudhotel – Phần mềm quản lý khách sạn 0 – 2 sao
- ezfolio – Phần mềm quản lý khách sạn 5 sao
2 phần mềm quản lý khách sạn của chúng tôi đã nhận được sự tin tưởng của hơn 3.000 khách sạn tại 5+ quốc gia Đông Nam Á.
Phần mềm quản lý chất lượng là chìa khóa thành công trong kinh doanh khách sạn!
