1. Bản sao điện tử của bản gốc là gì?
Ngày 08 tháng 4 năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020 / nĐ-cp ngày 08 tháng 4 năm 2020 về việc thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử (thực hiện từ ngày 22 tháng 5 năm 2020) quy định:
– Bản sao điện tử: là bản sao điện tử dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu từ bản chính, nội dung ghi đúng như sổ gốc, bản chính ở dạng giấy.
– Chứng thực bản sao điện tử của bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền dựa vào bản chính dưới dạng văn bản giấy để chứng thực tính xác thực của bản điện tử và bản chính.
2. Lợi ích của việc sử dụng bản sao điện tử được chứng thực từ bản gốc
Hiện nay, Chính phủ đang chỉ đạo các sở, ngành tăng cường thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (tức là cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện toàn bộ hoặc một phần thủ tục hành chính). Để giải quyết công việc bằng phương thức điện tử thông qua dịch vụ công trực tuyến (còn gọi là nộp hồ sơ trực tuyến), việc sử dụng bản sao điện tử gốc được chứng thực là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử.
Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều ưu điểm, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà cả cán bộ, công chức của các cơ quan, chính quyền nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ chứng thực, cụ thể:
– Xác thực điện tử là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí giao dịch hơn, từ đó mang lại sự thuận tiện và hài lòng cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch.
Hiện tại, người dân và doanh nghiệp vẫn phải nộp bản sao có chứng thực / xuất trình hồ sơ gốc để thẩm tra hồ sơ khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 (hỗ trợ đăng ký và nộp hồ sơ giải quyết trực tuyến). Đồng thời, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có thể được sử dụng trong các giao dịch thay cho bản chính để xác minh (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Khi sử dụng bản sao có chứng thực điện tử, các cá nhân và doanh nghiệp có thể hoàn thành hầu hết các thông tin được cung cấp trong môi trường điện tử hoàn toàn trực tuyến mà không cần nộp bản sao. Xác minh / xuất trình bản sao giấy để xác minh hồ sơ hiện tại. Ngoài ra, các bản sao có chứng thực được ký và đóng dấu kỹ thuật số để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của chúng, đồng thời có ưu điểm là có thể tái sử dụng nhiều lần. Với một bản sao được chứng thực điện tử, người dân và doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều tiền bằng cách sử dụng nó cho nhiều hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì phải có một tài liệu được chứng nhận riêng biệt cho từng hồ sơ). Về công sức, thời gian và chi phí.
– Ngoài ra, cán bộ, công chức nhận được bản sao điện tử có chứng thực là bản sao được ký điện tử và đóng dấu để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và có thể dễ dàng kiểm tra. , giải quyết chương trình tiếp theo. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính cũng không phức tạp. Người chứng nhận xác nhận bản gốc, lấy bản gốc theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và ký điện tử vào người được chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền xác nhận và gia hạn vào sổ chứng chỉ.
Theo số liệu thống kê của Bộ Pháp chế, số lượng bản sao được chứng thực trong năm 2019 đã vượt quá 102 triệu bản, nếu có thể sử dụng lại 30% kết quả chứng thực thì sẽ tiết kiệm được chi phí xã hội, vượt 288 tỷ đồng mỗi năm. Vì vậy, việc triển khai chứng thực bản sao điện tử mang lại nhiều tiện ích và thuận lợi cho các cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan hành chính nhà nước.
3. Chứng nhận bản sao điện tử của cơ quan có thẩm quyền tại Huyện Điền Ju
– Bộ Tư pháp: Tiếp nhận, kiểm tra bản sao điện tử của văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam phối hợp với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng thực.
– ubnds tại các xã, thị trấn: tiếp nhận, xác minh bản sao điện tử các loại giấy tờ, tài liệu gốc do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp hoặc chứng thực.
4. Một số lưu ý dành cho các tổ chức và cá nhân yêu cầu bản gốc điện tử được chứng nhận
– Thứ nhất, Để có được bản sao điện tử có chứng thực hoặc thực hiện giao dịch trực tuyến, tổ chức, cá nhân cần có tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, để thiết lập tài khoản cho tất cả các bạn. việc cần làm là truy cập vào địa chỉ https: // dichvucong.gov.vn, chọn Đăng ký và làm theo hướng dẫn. Để đăng ký tài khoản phúc lợi công cộng, sim số điện thoại di động phải là sim chính chủ (số cmd / cccd dùng để đăng ký tài khoản và đăng ký thuê bao di động phải của cùng một người).
– Thứ hai, tổ chức hoặc cá nhân có thể đặt lịch hẹn với cơ quan được công nhận trước khi chứng nhận bản sao điện tử của bản gốc. Khi đặt lịch hẹn, đơn vị, cá nhân đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, lựa chọn cơ sở đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận và đặt lịch hẹn.
– Thứ ba, Trong trường hợp chứng thực sao y bản chính, tổ chức, cá nhân mang bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền. Ủy quyền thực hiện yêu cầu xác thực chứng thực bản sao điện tử của bản gốc. Sau khi đơn vị, cá nhân nhận được bản chính để cấp giấy chứng nhận, họ có thể trực tiếp đến nơi cấp giấy chứng nhận để nộp phí cấp giấy chứng nhận
– Thứ tư, Bản sao điện tử có chứng thực được đồng bộ hóa từ bản gốc sang tài khoản cổng thông tin điện tử dvc quốc gia (nếu thông tin đăng ký phù hợp với thông tin tài khoản dvc quốc gia) để tham gia hoặc sử dụng email để gửi đến người đăng ký bản sao điện tử được cung cấp bởi thư của người đăng ký.
+ Phí cấp chứng chỉ: 2.000 đồng / trang, từ trang 3 trở đi, lệ phí 1.000 đồng / trang, tối đa 200.000 đồng / bản. Trang là cơ sở để tính phí cho trang gốc.
+ Khung thời gian thanh toán: Vào ngày cơ quan hoặc tổ chức nhận được yêu cầu hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được nhận sau 15 giờ. Đối với trường hợp phải chứng thực đồng thời nhiều loại tài liệu và sao y bản chính; bản chính có nhiều trang, số lượng bản sao nhiều; tài liệu phức tạp, nội dung tài liệu khó kiểm tra, đối chiếu và cơ sở, tổ chức thực hiện chứng nhận không đáp ứng được các yêu cầu trên Nếu còn thời hạn, thời hạn chứng nhận được gia hạn không quá 02 (hai) ngày làm việc. hoặc một khoảng thời gian dài hơn đã thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo hoặc kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có giấy hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
– Thứ Năm, , các yêu cầu và điều kiện đối với bản gốc và tài liệu yêu cầu bản sao điện tử được chứng thực:
+ Các tài liệu, bản chính của tài liệu không thể làm căn cứ chứng thực bản sao: bản chính bị xóa, sửa, bổ sung, xóa nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, lỗi thời, không nhận dạng được nội dung; có đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không phải Bản chính đã được niêm phong nhưng nghiêm cấm sao chép; bản chính có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử Quốc gia Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm Quyền của công dân; hồ sơ, tài liệu do cá nhân lập không được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, đóng dấu.
+ Trường hợp giấy tờ, bản chính của giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải chứng thực lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực. Cần có bản sao có chứng thực, trừ các trường hợp sau: miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc nguyên tắc có đi có lại. Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ thường trú, giấy phép cư trú, bằng lái xe, văn bằng, chứng chỉ và bảng điểm không cần chứng thực lãnh sự khi bản chính có công chứng.
Huang Xuyan